株式会社アイモ

「株式会社アイモ」は、学会や研究会などの学術的な種のイベントに特化したイベント会社。この企業では面倒な雑務を始め、企画の提案まで、学会やセミナー運営のプロフェッショナルが徹底サポートしています。

アイモは、この業界において15年のキャリアを積んでおり、企画・運営のサポートをすべて、あるいは一部代行するなど、フレキシブルに対応しています。また料金体系はリーズナブルで、あらかじめ明瞭になっているので、相談しやすいでしょう。ここでは、アイモのサービスを、もう少し探ってみたいと思います。

学会セミナーの実施にあたって

アイモでは、学会セミナーの開催にあたって、次のような問題を抱えているケースに対応しています。

初めての学会運営
学会運営を初めて行う場合、何をどう着手すればいいのか見通しを立てたり、手際よく準備や当日の仕事を進行するのは難しいこと。そんな場合は、運営をお任せしてしまった方がよいでしょう。

予算計画
会場費や人件費、雑費に参加費との帳尻合わせなど、学会運営の予算計画について、素人判断ではなかなか決められないもの。アイモでは、予算についての取りまとめを引き受けています。

すべての外注
アイモでは、学会セミナーの企画から運営まで、すべての外注を受け付けています。何から何までどう手を付け、進めていいのか分からない、お手上げ状態のケースに有効でしょう。もちろん、スライドやポスター作成のみなどの一部代行にも対応しています。

研究会やセミナーの内容がまとまらない
研究会やセミナーで催す内容を、簡潔に取りまとめることにつまずいてしまうケースでも、この種のイベントに特化したアイモでは得意分野としています。

費用の相場への不安
アイモでは、無駄なコストを削減するための提案もセールスポイントとなっており、費用を最小限に抑えて、且つ充実した内容のイベントにできるよう、サポートしています。

宿泊・交通の手配
アイモは旅行業務資格会社であるため、旅行代理店並の対応をしており、団体での宿泊や交通関連の手配も承っています。

演者との講演内容のすり合わせ
アイモでは、講演する先生とのやり取りやスライド作成などの業務も引き受けています。専用メールアドレスを用意し、座長や演者（先生）といった方々と連絡し、サポートに従事。

学会開催の工程

学会開催の流れを見てみましょう。

①相談～提案

学会を開くにあたり、ヒアリング/オリエンテーションとして、要望・課題の相談をまず申し付けます。相談をした上で、次に企画の提案をしますが、この時点までは料金は発生しません。この段階では、会場探しや構成・設計（実行までのスケジュールやアジェンダなどの見積りの提出）といった提案をします。

②事務局業務（制作準備）

続いて事務局業務（制作準備）となりますが、このパートでは学会成功のためにベストチームを組み、付帯業務の推進をしています。

主な業務内容は、webデザイン、コンテンツ制作、運用などの告知PRや、チラシ・ポスター・抄本集など各種ドキュメント制作、演者登録システムや交通・宿泊の手配を賄うファカルティ管理など。

ほかには、招待状・案内状などの制作・送付作業や、講演資料作成サポート（スライド制作）なども承っており、配布物、名札・ノベルティ作成、弁当手配など、他にも様々な雑務のサポートも実施。

③実施

学会の本番にあたり、演出や進行、運営など各スタッフが協力し合い、会の成功に勤めます。まず全体進行管理に参加登録（名簿）、発表データ・ポスターセッションなどの管理を実施。そして会場の手配・設営（レイアウト・ステージ装飾など）、映像・音響・照明・オペレーション・同時通訳といった、ステージ周りの業務も遂行します。

④検証

実施終了後は、顧客満足度向上のための検証も行います。また、これらの流れは、ほんの一例ですので、あしからず。

アイモが選ばれる要素について

アイモによる学会・セミナーのサポートが選ばれる理由を、それぞれ見てみましょう。

①的確&迅速なチーム力

アイモが選ばれる理由の一つ目として、専任チームを構成し、専門性の高いスタッフによる適格な対応によって、滞りなく遂行できる点が挙げられます。

アイモではプロジェクト発足に際し、専任スタッフによるチームが対応にあたります。そのため急な要望があった場合も、即的確な対応ができる、プロフェッショナル性が顧客満足度に繋がっている模様。また、専門性の高いスタッフの対応においては、医療・医薬系、工業、化学系といった様々な分野のスペシャリストが提案をしています。

②フレキシブルな対応力

アイモのサポートは、フルから一部まで、必要に応じて対応できるのも強みと言えるでしょう。まず専用のメールアドレスを設け、演者となる先生方と連絡を代行します。スライド・ポスターなどの一部代行も引き受けているので、一部どうしても手を借りたいという状況に適したサービスでしょう。

遠方から来られる方への交通・宿泊の手配も、旅行業務資格を持った上で行っており、旅行代理店と差異のないサポートで従事。個人・団体問わず、宿泊と交通の各手配に応じています。

③明瞭&スリムな料金体系

アイモの料金体系は、業務ごとに明朗な見積りを提示し、費用に納得できた上で、業務を本格的に開始するよう配慮しており、分かりやすさと低コストを謳った内容になっています。

事務局基本費用
アイモでは、過去実績をベースに、クライアントからの要望を反映した事務局基本費用を設定しています。パッケージの内容は、共催セミナーの場合およそ55万円（税込）の金額で提供。

パッケージの主な構成は、次のように構成されています。イベント運営事務局・クライアントとの事前調整（事務局業務費用）、印刷物関連費用（セミナーチラシ）。そして制作物関連費用（運営マニュアル）（進行台本）、当日スタッフ人件費（前日打ち合わせ費用込）などが含まれています。

印刷物関連費用には、デザイン費やA4サイズのインクやマットコートなどの特殊加工、印刷部数といった費用が発生。また、当日の人件費には、進行/運営管理ディレクターや、現場諸経費などが内訳となっています。

おもてなし

アイモのサービスには、「おもてなし」の精神の基、細やかな気配りを徹底している点が、顧客からの評判を得ています。

運営においては、「お客様目線」をモットーにサポートに従事。運営担当者や参加者の方々にも、満遍なく満足してもらえる事務局運営が、アイモのアイデンティティとのこと。この心がけを基に、満足度の高い運営に従事しています。

また、現場終了まで親身に尽くすことも義務としており、要望のヒアリングや課題提案～現場終了に至るまで、気持を込めて親身な対応に努めています。

料金比較をした場合、大手イベント会社は750,000円以上かかることもあるため、こと学会・セミナーにおいては、コスパが優れていると言えます。

対応できるイベントは限定的

アイモは取り扱うイベントの種類が限定的ではありますが、その分対応できる範囲ではフルサポートが徹底されているようです。

対応できるのは、各種研究会、創業・設立イベント、各種学会・共催セミナー、株主総会・社員総会、表彰イベント、新商品発表会・プライベートフェアといったジャンル。他には新薬ランチミーティングや新薬プレス発表会、海外コンベンションといったイベントにも対応しています。