社内行事をイベント企画会社に依頼する利点とは?リスクも確認しよう!

突然社内行事の担当を任されて、お困りではありませんか？社内行事の企画・運営は、多くのタスクが必要でかなり大変な仕事です。そんな時に便利なのがイベント企画会社です。外注することで、自社でやるよりもむしろ安価で質の高いものにすることも可能です。そこで今回はイベント企画会社を利用するメリットや注意点などを解説します。

社内行事をイベント企画会社に依頼する利点とは?

社内行事をイベント企画会社に外注する利点は、以下のようにいくつもあります。

■人材コスト、時間的コストを節約できる

社内行事の開催には多くの時間と労力がかかり、それなりの人員も必要になります。社員に関しては普段の業務に加えて行事の準備をしていかなければならないので、大きな負担となり業務を圧迫してしまうことは明らかです。専門業者に依頼すると、基本的には企画から当日の運営、撤収まで行ってくれます。そのため担当者のやることは予算管理や社内連絡など限定的になり、本来の業務にも集中することができます。結果的に大幅な時間と人材の節約になるのです。

■魅力的でクオリティの高いイベントができる

毎年恒例の行事となるとマンネリ化し、ありきたりのものになりがちです。しかし実績豊富な専門業者に依頼することで、新しく魅力的な企画を作ることができて、社員の参加率を上げたり満足度を高めることが期待できます。

■予算に見合った企画を提案してくれる

多数の実績のあるイベント会社なら、予算に合わせて適切なイベント案を提示してくれます。自社だけでやろうとすると、思わぬ費用が発生し予算オーバーしてしまいがちですが、専門業者なら無駄のない予算の使い方ができることも利点です。

社内行事をイベント企画会社に依頼するリスクについても確認!

イベント企画会社を利用する際に注意すべき点もあります。

■費用がかかる

外注すると、もちろん費用がかかります。相場の目安として、都内で100人規模のイベントをするとなった場合、会場費だけでも30万円ほどが必要になります。それ以外に人件費、設営費、その他諸々が請求されてくるのです。

しかし最近では専門業者がコストカットに力を入れており、魅力的な料金体系でサービスを提供しているところが多数あります。それゆえに費用面でのデメリットは近年少なくなってきているといえるでしょう。

■イベントを自社開催する力がつかない

イベントの準備をお任せする状態になりますので、運営に関してのノウハウや経験が積み上がっていきません。そのため次回、また社内行事を行うときにはゼロから自分たちで作り上げるか、再度イベント企画会社を頼ることになる可能性が出てきます。

■急な変更などの対応が難しくなる

外注していると急な変更がスムーズにいかない場合があります。専門業者の担当者にすぐに連絡がつかないときもありますし、さらに別の業者も関係してくる内容だと、もっと時間がかかります。企画の一部を変更したいなどの要望が出てきたときに困る場面もあるかもしれません。

イベント企画会社の基本的な選び方

それでは、企画会社を選ぶときのポイントを見ていきましょう。

■社内行事の目的に合った会社を選ぶこと

社内行事の目的達成に最適な会社を選びましょう。イベント企画会社にはそれぞれの得意分野があります。社員総会などの式典系、花見や忘年会などの季節系、ボーリング大会や運動会などのアクティブ系などです。ホームページで過去の開催実績を参考にして、目的に見合った会社を見つけてください。

■担当者の対応

担当者が誠実な対応をしてくれるかどうかは非常に大切です。イベントの準備は主に担当者とのコミュニケーションで進めていくからです。見極めるポイントとしてはレスポンスの早さ、質問への的確な回答、メールや電話応対です。スムーズに連絡がとることができ、また相手からもこまめに連絡してくれるようなら安心できます。

■明朗会計であること

見積もりをとった際に、料金の内訳が明瞭になっていることが大事です。イベント運営費用には会場費、人件費、資材費など、たくさんの項目があります。何にどれくらいかかっているのか、それぞれの費用を明確に示していることで、信頼のおける会社かどうか判断する1つの材料になります。

社内行事は企画から運営にこぎつけるまで、膨大な時間と手間が必要になります。慣れていない場合にはさらに大変ですし、参加した社員が満足するようなイベントにするのはハードルがかなり高いです。しかし、そうした不安もすべて専門業者に外注することで解決することができます。目先のコストだけでなくトータルでのコストパフォーマンスを重視して、ぜひこの機会にイベント企画会社のご利用を検討してみてはいかがでしょうか。