必見！イベント企画でよくある失敗や苦労とは？イベント当日のトラブル対策マニュアル！

大規模なイベントや重要なイベントなど、絶対に失敗したくない場面はあるものです。しかし、イベントは簡単ではないので、しっかりと考えたうえで計画を立てないと失敗もあり得ます。よくある失敗の例から対策を学びましょう。100パーセント成功させるのは難しくても、よくある失敗を知っておくことで完璧なイベントに近づけることが可能です。また、予想外の問題が起きたとき、どのように対応するかが成功のカギを握ります。慌てずに適切な対処ができれば、大きな混乱を防ぐことが可能です。

お客を集めるのに失敗してしまう

イベントを行うのなら、できる限り多くのお客を集めて、サービスやアイテムを宣伝したいと考えているでしょう。しかし、どんなに素晴らしいイベントを開催したとしても、お客が勝手に来てくれるわけではありません。大人気の有名なサービスやアイテムならば、開催日を告知すればあとは待っているだけでも人を集めることが可能です。

しかし、そのようなことをできるのは、メディアでも紹介される有名なものの場合だけなので、普通の企業や会社では難しいといえます。したがって、サービスやアイテムの宣伝を考えるまえに、イベントを宣伝するための方法を考えなければ、望んでいるような参加者数は達成できないでしょう。ダイレクトメールでもよいですし動画共有サイトでもよいので、さまざまな手段でイベントの告知をして、将来の顧客になりそうな方にきてもらいましょう。

宣伝をするターゲットを間違ってしまう

サービスを開始するときやアイテムを開発したときは、どのような方に使ってもらいたいか明確にしていたはずです。したがって、イベントの企画を行うときには、ターゲットとなる方に喜んでもらえるものにしなければいけません。たとえば、訪れるだけでお得なプレゼントを配布すると宣伝をおこなえば、それなりに人を集めることはできるでしょう。

しかし、プレゼント目当てで訪れた方が、サービスやアイテムのターゲットに重なっていなければ、何の成果も得られないかもしれません。もちろん、万人向けのものを宣伝したいと考えているのなら、とにかく多くの方を集めるのが先決になります。しかし、誰もが必要というわけではなく、限られた方だけ利用するというのなら、ターゲットを絞れるような宣伝をおこないましょう。

用意していた予算をオーバーしてしまう

あれもこれもやりたいと考えていると、イベントにかかる費用はどんどんと増えていってしまいます。ある程度の数のイベントを開いた経験があるのなら、予算内に収めることは難しくはないはずです。しかし、経験が少ない状態なら予算内に収めようとしっかりと努力をしなければ、オーバーしてしまうので気をつけましょう。

もしも、イベント企画業者に仕事を依頼して、開催してもらう予定なら何度も見積もりをお願いすることをおすすめします。最初の見積もりで安価だったとしても、イベントを盛り上げたいと、いろいろなものを追加していくと、いつの間にかビックリするような高額になっているケースがあるからです。

頻繁に見積もりをもらうようにすれば、どのくらい高くなっているのか把握できるため、予算内に収めるのが比較的楽になるでしょう。イベント企画業者ならば何度尋ねても快く教えてくれて、現在いくらになっているのか把握するのはとても簡単なので、面倒だと思わずに金額を逐一チェックすることをおすすめします。

イベント企画・運営でよくある苦労とは？

イベント企画と通常業務を並行して行わなくてはならない

イベントは企業のPRに効果的ですが、安易に始めると企画段階でつまずくことが多いです。通常業務と並行して準備を進める必要があるため、人手不足の中では専任担当者を置くのも難しく、負担が大きくなります。

さらに、イベント企画は会場予約や物品手配、関係各所への連絡、宣伝活動、来場者対応など多岐にわたるマルチタスクで、スケジュール管理も複雑です。この複雑なタスクのスケジュール管理も行わなくてはならず、初心者はとくに頭が混乱してしまうでしょう。イベント直前でタスクの抜けに気づく、ということもよく起こりがちです。そうならないためにも、チェックできる人は多めに置き、業務を細かく分担して進めていくことが大切です。

自分ひとりの力では対処できないこともある

イベントの企画・運営には多くの準備が必要ですが、万全な体制を整えても計画通りに進むとは限りません。天候や交通の乱れ、予想以上の来客や問い合わせ対応など、想定外の事態が起こることもあります。

とくに初心者がすべてのトラブルを事前に想定し対応しようとすると、かえって負担が増してしまうこともあります。完璧を目指すよりも、柔軟に対応できるように無理せず協力体制で臨むことが大切です。

イベント企画は業者に依頼するのがおすすめ

初めてのイベントで怖いのが、わからないことがあることを自分たちでは気がつけないことです。つまり、本当は不足しているものがあるのにまったく気がつかず、そのままイベント企画を進めてしまうケースがあるのです。

イベントの準備が大変で「自社では無理」と感じる場合は、専門のイベント業者に依頼するのがおすすめです。イベント企画は専門業者の力を借りると、比べものにならないくらい、負担が軽くなります。多岐に渡るタスクを一括して担当してくれるので、そんなイベントを開催したいか、イベント業者と打ち合わせをするだけでOKです。

プロならではのノウハウや柔軟な対応力、ターゲットに合わせた宣伝手法なども活用でき、効果的なイベント運営が可能です。慣れない中、自分たちだけで無理やりイベントを開催すると、お客様に迷惑がかかり、反対に企業のイメージを落としかねません。自力で無理に進めると失敗のリスクも高まるため、成功させたいなら業者の力を借りるのが賢明です。

初心者にこそ注意して欲しいイベント企画運営のポイント

最適な日時と場所を選ぶ

イベント開催にあたっては、「なぜ行うのか」「誰をターゲットにするのか」といった目的や対象に注目しがちですが、同じくらい重要なのが日時と場所の設定です。たとえ目的やターゲットが明確でも、日程や会場に問題があると目指す目標にはたどり着けません。

まず日時を決める際には、平日か休日かを考える必要があります。平日は多くの人が仕事や学校のため、もし平日開催にするのであれば午後７時以降というのを目安にする必要があります。

その点、休日開催なら比較的開催時間は自由に設定できるので有利です。場所の選定では、開催予定のイベントの特性によって基準が変わってきます。

例えば、映像や音声を使用する場合、野外では音が聞き取りづらく映像も見にくいため、屋内の貸会議室などが適しています。このように、イベントの質を向上させるためには、最適な日時と場所が欠かせないファクターになります。

イベントタイトルを工夫する

イベントを成功させるためには、日時や場所の設定だけでなく、タイトルの工夫も非常に重要です。魅力的で分かりやすいタイトルは、それだけで参加者の興味を引き、集客効果を高めることができます。

特におすすめなのは、参加するメリットがひと目で伝わるタイトルです。たとえば「明日から使える！投資の基本セミナー」や「参加費無料フラワー・アレンジメント教室」など、実用的な価値や特典が明確になっていれば、人々の関心を集めやすくなります。

また、「学生参加OK」「起業したい方向け」など、ターゲット層を具体的に示すフレーズをタイトルに含めることで、ターゲットとして想定している人に自分が対象になっているという感覚を与えることができ、イベントへの参加率を高められます。

多くの人に知ってもらえる工夫をしよう

身内で行うイベントではなく、外部の人間に参加してもらうタイプのイベントを企画するのなら、多くの人に知ってもらわなければいけません。素晴らしいイベントを開催したとしても、人がきてくれなければ、成功とはとてもいえないからです。チラシを配ったりSNSを利用したり、さまざまな宣伝方法があるので、人を集められるようにいろいろな工夫を行うようにしましょう。

もちろん、宣伝は一回だけでは効果は薄いので、人を呼びたいのなら何回も行う必要がでてきます。チラシもSNSもタイミングによって読んでもらえる確率がかなり低くなるので、しっかりと考えたうえで適切なタイミングでアピールしましょう。

スケジュール管理の徹底

イベントの内容が固まったら、あとはスケジュール管理の仕方によってイベントが成功するか失敗するかが決まるといっても過言ではありません。イベントというのはどうしてもたくさんの人が連携し合わなければ進めることができないので、きっちり進捗を管理することがとても大切です。

イベントの内容や段取りを明確にするのに必要なのが、イベントの実施計画書です。実施系計画書を作成することでイベントの内容や狙い、社内の情報共有もスムーズに進めることができます。

実施計画書には、「イベント名」・「イベント内容」・「実施日時」・「入場料」・「目標の来場者数」などイベントの概要を記載します。実施概要の他にも、開催場所の会場名・住所・アクセスなどの会場の概要情報も記載しておきます。会場のレイアウトやフロア画像を付けておくと、より分かりやすいですね。

後は、運営系統のやスケジュール流れも作成・把握する必要があります。統括は誰が担当するのか、スタッフは自社or他社なのかなどを明確にしておくことで、
当日の指示出しは誰がやるのかや予算はどれくらい発生するかも、把握することができます。

このようにイベントに関する概要や情報を項目ごとに明確にすることで、イベント準備に向けてどう動けば良いかが理解でき、発生する予算も把握できます。ギリギリになって焦らずに済むように、効率的なスケジュール管理をしましょう。

イベント企画会社に依頼をする目的とは

イベントを実施するときに社内で企画から運営、結果の分析や反省などを全て一貫して行うこともできます。ですが、イベント企画会社にアウトソーシングすることも可能です。アウトソーシングするメリットは何があるのでしょうか。よくある目的を三つ知っておきましょう。

コストを削減するためのアウトソーシング

イベントの企画をアウトソーシングするのはコストを削減するためというパターンが多くなっています。アウトソーシングするとイベントの企画や実施などに長けている人材が手際良く準備を整えてくれるため、普段からイベントを行うのに慣れていない人が担当するのに比べると高いコストパフォーマンスで働いてくれるからです。

外部の業者に任せるためにはイベントの目標や内容などについて詳しく打ち合わせをする必要がありますが、その内容をしっかりとまとめ上げてあればスムーズにイベントの依頼ができます。

これによってトータルで見ると人件費の削減ができるのがアウトソーシングする魅力です。

また、イベントを実施するのに必要な資材も専門の業者なら安く手に入れることができます。

パネルボードを一枚準備するにしても、普段から大量に借りていれば、年に一度しか借りない会社に比べたら安く提供してくれるでしょう。本来はレンタルしなければならない資材も業者が所有していれば安く使わせてもらうことが可能です。

消耗品類も普段は使わないものを購入すると大きなコストになるリスクがありますが、専門業者なら普段から使用していることが多く、むしろ大量購入によって安上がりにしてくれると期待できます。

このような兼ね合いでコストを削減しやすいのがアウトソーシングのメリットです。

イベントの質や発想を求めるためのアウトソーシング

イベントの企画をアウトソーシングすることで質を上げることを目指すこともよくあります。

イベントの目標は明確になっていても、具体的にどのような内容にした方が良いか発想が出てこないこともあるでしょう。

開催地をどこにすべきか、日取りはいつにしたら良いか、会場規模はどの程度を想定したら良いかといった点でも疑問が生じがちです。ここで多岐にわたるイベントを手がけてきている業者にアウトソーシングすると、市場の動向を調べて適切な選択をしてくれます。

イベントのターゲットやそのターゲットに合わせて会場の場所を決め、イベントの雰囲気作りや日程の策定を行うということを的確に行ってくれるでしょう。ノウハウが十分にあるからこそ目標を達成するための高品質かつ発想に満ち溢れたイベントを作り上げてくれるのです。

スピーディーに実施するためのアウトソーシング

アウトソーシングによって目指すものがスピードの場合もあります。イベントを企画して実施に移すまでには多数の部署とのやり取りがあり、様々な資材を調達して適切に加工しなければなりません。

それと並行して宣伝広告も行って徹底的に集客をする必要も生じるでしょう。このような多岐にわたる業務を迷うことなく適切にこなしてくれるのが企画会社にアウトソーシングするメリットです。

それぞれの業務に対して専門のスタッフを抱えていて、分業体制を整えて効率良くイベントの準備を行ってくれます。数日後にはイベントを開きたいというような一見無理に思えるようなスケジュールであっても実現にこぎつけてくれるのがイベント企画会社を利用する理由となっているケースもよくあるのです。

イベント企画会社にアウトソーシングする目的はいくつもありますが、コストを削減したいというのが重視される傾向があります。

また、専門業者が持っているノウハウを活用することによってイベントの質を高め、様々な発想を取り入れて行くことが目指されている場合もあります。

そして、スピーディーにイベントを実施できるようにするために利用することも多いのが企画会社です。

予期せぬトラブルに備えるための事前準備

イベントの成功を左右するのは、当日の対応力だけではなく、事前の準備です。予想されるトラブルに対して先手を打つことで、スムーズな運営を実現できます。

トラブルシューティングリストの作成

過去のイベントで起こった問題や今回の運営において懸念される事象を洗い出し、それに対する解決策を事前に用意しておくことが重要です。たとえば、来場者の誘導ミス、設備の不具合、悪天候による影響などさまざまな可能性を想定し、対応策をまとめておきましょう。

緊急連絡体制の確立

トラブルが発生した際に、関係者同士がスムーズに連携できるように、明確な連絡体制を整えておくことが欠かせません。スタッフ間の連絡手段として、インカムやグループチャットアプリを活用するのも有効です。緊急時にどの担当者がどの問題に対応するのかを事前に決めておくことで、現場の混乱を最小限に抑えられます。

予備の備品を用意する

万が一の事態に備えて、必要な備品を多めに準備しておくことも大切です。マイクやスピーカーなどの音響機器、延長コード、予備のパンフレットや案内表示など、当日欠かせないアイテムのバックアップを確保しておきましょう。また、応急処置用の救急セットや雨具の用意も忘れずにしておきましょう。

イベント当日に発生しやすいトラブルと対処法

当日は多くの人が集まり、さまざまな予測不能な状況が発生するかもしれません。主催者としては、臨機応変に対応しながら、冷静に対処することが求められます。

受付や入場時の混雑

来場者が集中する時間帯には、受付や入場口が混雑しやすくなります。このような事態を防ぐためには、事前に整理券を配布する、受付レーンを増設する、QRコードやデジタルチケットを活用するなどの工夫が必要です。

また、受付スタッフには事前にシミュレーションを行い、スムーズな案内ができるようトレーニングしておくとよいでしょう。

機材トラブルの発生

音響機器や映像設備の不具合は、イベントの進行に大きな影響を与えます。突然の機材トラブルにも対応できるように技術担当スタッフを配置し、予備機材を用意しておくことが不可欠です。

また、イベント開始前にはすべての機材が正常に動作するかをチェックし、万が一に備えた対応マニュアルを準備しておきましょう。

来場者の満足度を守るための工夫

イベントは単にトラブルを避けるだけでなく、参加者が快適に楽しめる環境を提供することも重要です。どのような状況でも、来場者の満足度を維持するための工夫が求められます。

案内表示をわかりやすく設置

来場者が迷わずに目的のエリアにたどり着けるよう、会場内の案内表示はわかりやすく設置することが大切です。トイレや休憩スペース、非常口の位置は誰にでも一目で分かるようにしておきましょう。

また、スタッフが積極的に声をかけることで、参加者の不安を解消することもできます。

スタッフのフォロー体制を整える

イベントを円滑に運営するためには、スタッフ同士のフォローも欠かせません。誰かひとりに負担が集中しないよう、適切に役割分担を行い、助け合いながら対応できる体制を作ることが大切です。

また、事前に簡単なマニュアルを用意し、新人スタッフでも基本的な対応ができるようにしておくと安心です。

まとめ

イベント企画を成功させたいのなら、ターゲットとなるお客を集められるように、さまざまな手段を講じましょう。しかし、考えずにいろいろな工夫をしてしまうと、予算をオーバーしてしまい、盛況だったとしても会社や企業にとってマイナスになってしまう可能性があります。

なお、イベント企画業者にお願いをすれば、失敗しないための仕事をおこなってくれるので、何が何でも成功させたいなら活用しましょう。会場を作ったり人材を集めたりなど、すべての準備をしてくれるところもあるため、そちらなら丸投げでも立派なイベントを開催してくれます。

また、想定外のトラブルに直面しても、慌てずに適切な処置を講じることが重要です。とくに緊急時の連携体制や、参加者への適切なアナウンスは、混乱を最小限に抑えるカギとなります。また、スタッフ間の協力やフォロー体制を整えることで、運営全体の質を向上させられます。来場者が快適に過ごせる環境を作ることを第一に考え、トラブルにも柔軟に対応できる運営を目指しましょう。