イベント企画会社に依頼するとコストが高くなってしまう？

イベントを開催する場合、自分たちで企画したりするのではなく、イベント企画会社に依頼することも可能です。ただ、実際に自分たちでおこなえば無料ですが、それをイベント企画会社に依頼するとその分の費用は発生してしまいます。

では、自分たちでおこなうのではなく企画会社のほうに依頼した場合、コストは高くなってしまうのでしょうか。

依頼する際は制作コストが発生する

実際にイベント企画会社に依頼する場合は、その人数やイベントの規模によっても発生するコストが違いますが、いろいろな項目のものが発生します。

大きくは「会場費・人件費・企画費・制作費・機材費」などに分けることができ、それぞれのイベントの内容でも金額が変わります。もちろんこれらの費用の一部は自分たちでイベントの企画実施をすれば発生せず、無料でおこなうことができます。

しかしイベント企画会社に依頼すると、これらのコストはどうしても発生してしまうので、その分高額になってしまうと思われがちです。しかし、実際には高額になってしまうと単純にいうことができるというわけではないのをよく理解しておきましょう。

プロだからこそのコストダウンも可能

たしかにイベント企画会社のほうに依頼する場合、自分たちであれば無料であることも企画会社の人に対応してもらうことになります。だからその分の費用を払わなければならないので、自分たちがおこなったほうが安い、お得だと思う場合も出てきます。

たしかにその部分だけを見ればたしかに自分たちでおこなうほうが安く済みますが、実際に素人がなにかをしようとすると、プロよりも時間もお金もかかってしまう可能性があります。プロのほうが素人と比べるとノウハウがあるので、スムーズに企画を進めることができる場合も多いからです。

したがって、上手にイベント企画会社を利用すれば、たしかにコストは発生しますが自分たちでおこなうときよりも安く済む可能性もあります。

利用するイベント企画会社で違っている

イベント会社は数多くありますが、全ての会社がもちろん同じ金額で依頼を引き受けてくれるわけではなく、会社によって金額は違います。そのため、実際に依頼した会社によってかかる費用は全く違っているのでまずは見積もりを出してもらい、その金額の差を見てどの会社に依頼するか検討します。

ただ、費用が高いからといって、人員を削減するとか、なにかを減らすことでコストを浮かせようとするのは決して得策ではありません。イベント自体はある程度の人員や機材がそろっているからこそ成功させることができるともいえるからです。

また、無理に削ったがために、後から余計な費用がかかってしまい、結果的に高くなってしまうことも十分あり得ます。だから、イベント企画会社に依頼したからといって決してコストが高くなるとは限らないし、自分たちでおこなえばそれだけ安くなるとも限りません。

そのイベントにとって最適な方法で対応しスムーズに、そして無駄がないように動くことが最もコストがかからずにお得にイベントが開催できる方法だといえます。

イベント企画の際は、自分たちでもおこなえますが、その際は企画費などが必要なくなるので、業者に依頼するときよりも一見コストが安くなるように見えます。しかし実際には余計な対応などがある場合もあり、結局は余分な費用が発生してしまう可能性もないわけではありません。

また何よりコストだけに目を向けて削減ばかりしてしまうと、結果的にイベントの成功自体が難しくなってしまうこともあるので注意が必要です。だから、イベント企画会社に依頼したら必ず高くなってしまうというわけではなく、実際には依頼したほうがお得にイベントを開催できる可能性も十分あります。