イベント企画会社への支払いはどのタイミングで行うの？

イベント企画会社によるサービスを利用するなら、料金は支払う事になります。

その支払いのタイミングは、原則としてイベントが開催される数日前です。

具体的に何日前なのかは、イベント会社によって異なります。

後払いではありません。

イベント会社のサービスの流れと支払いタイミング

イベント企画のサービスを利用する具体的な流れですが、まずは企画会社に連絡します。

WEBや電話などで連絡する訳ですが、その際にニーズのヒアリングなどが行われます。

サービスを利用する目的や、予算などの具体的な情報がヒアリングされる訳です。

ヒアリングが完了したら、イベント会社から見積もりが提示されます。

ヒアリング内容に基づいた依頼料金が伝えられますし、サービス内容の詳細も明示される訳です。

その内容をよく確認して、イベント会社に依頼するかどうかを決定します。

その際、必要に応じて契約書が発行される事もあります。

その書類も見てみて、特に問題なければ正式契約する訳です。

なお正式契約した後も、追加でヒアリングされる事もあります。

そしてイベント当日に、スタッフが派遣される訳です。

大まかな流れは上述の通りですが、肝心の料金を支払うタイミングはイベント開催前です。

開催後ではありませんから、いわゆる前払いになります。

つまり「見積もり提示」と「イベント開催日」の間に料金を支払う訳です。

イベントが開催された日の後ではありません。

企画会社が指定する締切日までに支払う

では開催日の何日前に支払うかと言うと、それはイベント会社によって異なります。

基本的には数日前ですが、当日の支払いが可能なイベント会社もあります。

例えばある東京地域のイベント会社の場合は、原則として開催日の1週間前までに支払う事になります。

開催「前」ですから、やや早めに支払う分には問題ありません。

例えば開催される日が11月20日なら、13日が支払いの締切日になる訳です。

その締切日の前に支払う事は可能で、5日や10日などに支払っても問題ありません。

あくまでも13日「まで」に支払う事になるからです。

また上記とは別のイベント会社ですが、開催する当日までに支払えば問題ありません。

上述のように11月20日に開催されるなら、20日までに入金する事になる訳です。

ただ、そのイベント会社も早期の支払いは可能です。

ですから15日や17日に支払っても、特に問題はありません。

基本的に見積もりが提示された後は、早めに支払っても問題ない訳です。

具体的な締切日はイベント会社によって異なりますから、見積書が提示される段階で、よく確認してみると良いでしょう。

イベント会社への入金に関する注意点

ちなみに企画会社への支払いには、注意点もあります。

その1つはキャンセル料金です。

一旦契約を済ませた後は、イベント会社に対する支払い義務が生じます。

万が一依頼をキャンセルしてしまうと、半額もしくは全額は支払う事になります。

ただし早期キャンセルなら、料金がかからない事もあります。

またイベント会社に支払う方法は、原則として銀行振込です。

カード払いが可能なイベント会社は、殆どありません。

ですから支払う時間帯は要注意です。

銀行の窓口は、お昼過ぎには閉まってしまいます。

イベント当日のお昼過ぎなどに入金しても、イベント会社への着金は翌営業日になってしまいます。

できる事なら午前中に払い込みを済ませるか、締切日の数日前までに入金する方が良いでしょう。

基本的には、早めに入金しておくのがおすすめです。

いずれにせよイベント企画の会社に支払うタイミングは、見積もりが提示された後の締切日であり、たいていは開催日の数日前もしくは当日になります。

業者によって具体的な締切日は異なりますから、見積もりを出してもらう時に確認してみると良いでしょう。