やってみて初めて分かる？社内イベント開催時に困ったこととは

これから社内イベントを開催する予定の会社では、イベントのプロでない社員が開催することが多いでしょう。しかし、イベントの知識がない社員が開催するといろいろと困ったことが起こります。では社内イベントを開催すると、どんな困ったことが起こるのでしょうか？今回は、社内イベント開催時に起こる困ったことについて詳しくご紹介します。

社内イベントの開催で起こった「困ったこと」

社内イベントを開催するとどんな困ったことが起こるのでしょうか？こちらで詳しくご紹介します。

予定時間がオーバーする

まずは予定時間がオーバーすることです。社内イベントを開催すると、通常スケジュールにそって進行します。ところがスケジュールが進むごとに、予定時間がどんどんオーバーしていくことがあるのです。ゲストの話が長くなったり、ゲストの到着が遅れたりなど理由はさまざま。終了時間が決まっているときには、途中を大幅にショートカットしなければならないでしょう。

ハプニングが起こる

次はハプニングが起こることです。社内イベントを開催するとき、開催者側は前もって出し物の内容を知っています。また、ゲスト側も上手くできるように練習をしているものです。ところが当日になると、いきなりハプニングが起こってしまいます。思い通りに行かなくなるのが社内イベントです。ハプニングが起こると、全然出来上がりが違ったものになってしまいます。

よくある「困ったこと」から対処法を考えよう

社内イベントではどんなに注意しても困ったことが起こってしまいます。では困ったことが起こったときはどうすればよいのでしょうか？こちらでは社内イベントでよくある「困ったこと」についての対処法について詳しくご紹介します。

予定時間がオーバーしそうなときの対処法

予定時間がオーバーしそうなときは、ゲストのコーナーをすぐに終了することです。社内イベントを開催すると、たくさんのゲストが出演してくれます。大変ありがたいですが、ゲストの中にはスケジュールに関係なく自分のペースで進める方も少なくありません。

そうなるともともと予定していた想定時間をオーバーし、後のスケジュールが立て込んでしまいます。こうなるとスケジュール通りには進みません。スケジュールを正常に進めるためには、予定時間がオーバーしそうなときは、すぐにでもゲストのコーナーを終了することをおすすめします。

ハプニングが起こったときの対処法

ハプニングが起こったときの対処法は、成功したときの動画、または成果物を用意しておくことです。基本的に社内イベントにハプニングはつきもの。ゲストが融通の利く人で、ハプニングをサプライズに変えるくらいの能力がある人であればまったく問題ありません。

むしろハプニングは大歓迎です。ところがハプニングがアクシデントになった場合は悲惨です。もし企画がハプニングでダメになったときには、あらかじめ成功したときの動画、または成果物を用意しておきましょう。そうすることで、観客の冷ややかな目を回避することができます。

社内イベントをスムーズに企画するポイント

社内イベントの企画をスムーズに進めるには、ポイントはどんな点なのでしょうか？こちらで詳しくご紹介します。

準備をしっかりとする

社内イベントをスムーズに企画するポイントは、準備をしっかりとすることです。社内イベントだからと思って、準備をいい加減にすると間違いなく失敗します。社内イベントを成功させるには「準備が9割」と思って準備をしましょう。そうすることで大きく失敗することがなくなり、社内イベントの企画をスムーズに進めることができます。

まとめ

今回は、社内イベント開催時に起こる困ったことについてご紹介しました。社内イベントを開催すると、実際困ったことばかり起こります。困ったことは予定時間が長くなるにつれ、ゲストが多くなるにつれ、より起こる確率が上がります。困ったことをゼロにすることはできませんが、開催者側は困ったことが起きると仮定していくつか代替え案を用意しておくことをおすすめします。また、社内イベントで絶対に失敗したくない場合は、プロのイベント企画・制作会社に依頼するのもおすすめです。