セミナーイベント企画の流れと注意点

セミナーイベント企画をする際には注意する点がたくさんあります。多くの人が関わるため、それらの点を間違いなくこなしながら企画する事で、満足度の高い企画が実現できるでしょう。セミナーというものは各地でたくさん開催されており、そのノウハウを持ったイベント企画会社もたくさんあります。

イベント企画会社のノウハウを利用する

通常であればどのようなセミナーを開催するかが決まってから、イベント企画会社を選んだりする事になりますがそうでない場合もあります。セミナー開催の業務をしたいと考えてから、ではどういったセミナーなら人が集まるか考える事もあるでしょう。

これは主に会社が方針として決定して、それを不慣れな社員が担当する事になった場合に起こりえるパターンです。そういった時に強い味方になるのがイベント企画会社です。セミナーというものはまず講師が必要であり、そのセミナーを受けたい客を集める必要があります。そして開催場所を決めて予約する必要がありますが、それぞれが密接に関連しているので適当に決めていいものでもありません。

多くの経験やノウハウを持っているイベント企画会社にある程度お願いできれば、失敗しないセミナーが開催できるのです。もちろん自社が企画運営を進めて行く場合でも、初めは経験のあるところに助言をもらった方がいい場合も多いです。とくに初めてそういった業務を担当する場合は、他者を巻き込んで失敗しないようにしっかりと準備した方がいいでしょう。

ある程度誰でもセミナーの講師は務まる

企画の流れとしては、まずどういうセミナーを開くか決めます。そして講師をピックアップしますが、とくに専門的にやっている人でなくてもいいので手広く声を掛けるのがよいかもしれません。そもそも講師を専門職としている人も少ないので、大学の教授やスポーツ選手、企業のお偉いさんに声を掛ける事になります。

こういった人達は人前で話す事になれている場合が多く、テレビ中継する訳でもないので数十人程度の前で話すのはとくに問題なかったりするのです。もちろんしっかりとした準備期間は必要です。授業を開催してもらうようなものなので、講師の人にも台本や資料の準備は必要だからです。

講師を選んだら人集めをしますが、その前に開催場所を決める必要があります。首都圏であれば東京都内は交通の便がよいので、どういった人を集めるにしても集まりやすい場所といえます。ちょっと遠方の人でも、何かあるから東京に行くという行ためは自然なのです。東京のアクセスのいい場所を選ぶのが最適といえるでしょう。

セミナーを開催するにあたっての注意点

企画者側の視点としては、たとえば5人も10人も当日欠席になってしまったらそのイベントは失敗といえるでしょう。講師の人にも申し訳ないですし、お金の回収にも問題が出てしまいます。こういった人を集めるイベントでの注意点として、しっかりとした事前の連絡が不可欠です。

以前に比べて電話以外にもメールやSNSなど、さまざまな方法で人とのやり取りは可能になりました。とくにグループメッセージ機能は非常に便利なので、人を集める側にとってはかなり使える機能です。一度予約をもらってあるから安心、というのではなく、数日前に一度連絡して前日にもう一度連絡するぐらいのしつこさが必要です。

セミナーは学習するものなので当日に嫌になってしまう事がなくはないイベントです。企画する側の考えでは、そういった側面もあるものだと理解した上で連絡を密にする事に努めましょう。もちろん講師に関しても手放しで信用するのではなく、準備がしっかり進んでいるかを確認する必要があります。

とくに東京では人を集めてのセミナーがたくさん開催されています。イベント企画としては、自分が講師を務めるなら限界がありますが講師まで呼んでしまうならどういった事でも可能になるのです。事前連絡などをしっかりと行い、安心できるセミナーを開催したいものです。