近年注目の手法!オンラインイベントを開催するまでの流れについて!

現地でのリアルイベント開催が難しい昨今、代わりの手段として主流になってきたのが「オンラインイベント」。主催してみたいけど、どうやって取り組めばいいのかわからず迷っている方も多いのではないでしょうか？そこで今回はオンラインイベントを開催するメリットや注意点、および実際の開催に至るまでの流れについて解説していきます。

オンラインイベントを開催するメリットとは?

すでに一般化しつつあるイベントのオンライン開催ですが、次のようなメリットがあります。

■開催コストが圧倒的に低い

従来の現地開催のリアルイベントに比べると、開催までのコストが圧倒的に安くなります。なぜなら会場費はもちろん、設営費・人件費・交通費などが不要だからです。極端にいえばPC1台と配信ツールさえあれば実現できますし、準備に手間がかからないので短期間での開催も無理ではありません。

■参加者の増加に期待できる

収容人数という制限がなくなるので、配信ツールによってはこれまで以上の集客が可能です。たとえばよく使われるZoomの場合だと、一度に10,000人規模のイベント開催ができます。また参加する場所や天候の影響もないので、地方や海外在住の方でも簡単に参加できます。

■幅広い層にアプローチできる

これまで参加が難しかった層の方たちにもイベントを届けやすくなりました。たとえば子育て中のお母さんが空き時間に、高校生が遅い時間帯に、参加することもできるようになりました。また、リアルタイムでの参加ができなかった場合でも、アーカイブ機能を利用すれば好きな時間に視聴できて便利です。

■参加者のデータ収集が容易で活用しやすい

イベント申込時の入力フォーム、開催時のコメント、終了後のアンケート機能を使うことで「お客様の声」が文章として記録できるので、イベント内容の修正や改善に非常に役立ちます。

オンラインイベントを開催するまでの流れについて!

それでは開催までの3つの手順を見ていきましょう。

■企画

まずは企画からです。主に次の項目について設定していきます。

・目的
・内容
・ターゲット
・配信ツール
・集客方法
・開催日時

これらを明確に定義しておくことで、当日までの準備がスムーズになります。目的やターゲットに合わせて、集客方法・ツール・開催日時は最適なものを選ぶようにしましょう。また前提として、オンラインイベントは一つの画角で配信するので、視覚的に大きな動きをともなうものは向いていないので注意してください。

■準備

準備段階では次のことに取り組みます。

・集客
・配信環境の整備、リハーサル
・スタッフのスケジューリング
・登壇者やゲストの予約
・参加者への案内

集客に関しては可能であれば、イベント専用のLPを作るのがおすすめです。LPを元にしてターゲットに合わせた媒体で周知していくと効果がより期待できます。

■当日の運営

いよいよ開催です。参加者の出欠確認をしたら、スケジュールに沿って進行していきます。ここでイベントの成功の鍵を握るのが「オペレーター」の役割です。オペレーターは、参加者全員が楽しめるようにチャットなどでコミュニケーションをとったり、滞りなく進行させるため回線状況にも常に気を配っていなければなりません。また、次のイベントの改善につなげるために終了後のアンケートも忘れずに行いたいところです。

オンラインイベントを開催する上で注意するべき点

最後にイベント開催にあたっての注意点を述べたいと思います。

■配信トラブル

配信トラブルに十分に備えておきましょう。無料ならまだしも、有料イベントで配信に不備があると参加者を落胆させることになります。配信環境や事前のリハーサルは念入りに行ってください。その上でさらに当日のアクシデント時の対処法を用意したり、後日視聴できるようにアーカイブ配信でフォローすると、なお良いです。

■参加者と主催側の温度差に注意

参加者の満足度向上のため「双方向」のコミュニケーションを大事にしましょう。オンラインイベントでは多くの場合、参加者はPCを前に一人で参加しています。そのため盛り上がりにくく、主催側と温度差を感じてしまいがちです。参加者の質問やコメントを丁寧に拾ったり、発言の機会を設けたりするなど、会が盛り上がるように常に気を配ることが大切です。

ここまでオンラインイベントの開催に関する情報をお伝えしてきました。リアルイベントに比べて手軽にできるとはいえ、実際にはたくさんのプロセスや専門的なノウハウが必要だということに、お気づきになったかもしれません。最近ではイベント企画会社が時代の変化に対応し、オンライン開催のサポートを続々と開始しています。イベントを確実に成功させるため、専門企業への依頼をご検討なさってはいかがでしょうか。