展示会イベント企画の流れと注意点

東京の大きな展示会で定期的に開催しているイベントに、参加した事のある人も多いのではないでしょうか。ああいったイベントは特別な会社が出展するものと思いがちですが、意外にもジャンルを限定すればかなり多くの会社が出展しているのです。自動車やゲームなどが有名でも、それ以外でもたくさんのジャンルでイベントは開催されています。

展示会に出展する意味と会社にとっての役割

製造メーカーやサービスを提供するメーカーでは、イベント出展は定期的に行われています。それは展示会のスケジュールを見れば一目瞭然で、一般的には知られていない業種やジャンルにおいても日本中と考えれば展示会を埋めるほどの企業があるからです。

そういった企業は必ずしも一般ユーザーにアピールするために展示会に出ているとは限りません。同業の会社に向けて、うちはこういったものを製造している、研究中だというアピールにも使えるのです。これは、これから特定の製品を作っていこうと考えている他社に伝える行ためにもなるでしょう。

場合によってはこういった製品を作ろうとしているが、苦手な部分もあるのでそこを得意な会社がいないか探したい、といったマッチングの場にもなるのです。イベント企画で東京の展示会に出展しても、一般の客には一切会わずに関係者だけに挨拶するというパターンもあります。しかしそれでも目的の多くは達しており、そういったジャンルがある事も知っておくといいでしょう。

ブースを構築するときの自社としての流れ

東京などで開かれる大きなイベント企画においては、テーマが決まっているので出展する側としては自社にあったものに出展すればいいだけです。多くの展示会はブースに自社の製品を並べたり、パンフレットを配ったりするのが内容となります。

数十社から百社以上もの企業が参加するので、いかに目立つかが重要なポイントといえるでしょう。そこでイベントブースを作る会社に業務を委託して、目立つブースを作ってもらうところも多いのです。イベント企画のブースは準備する時間が短いのが特徴なので、専門の会社に頼んで素早くデザイン性の優れたものを作っている会社も多くあります。

そういったところに頼む場合は、しっかりとスケジュールを組んでまずはデザイン、そして予算を考えつつどのくらいの人員でできるかを検討するとよいでしょう。ブースの枠組みはお任せできるとしても、そこに展示するパンフレットや携帯端末などの準備は自社で行う必要があるため、予定を立てて進めなければならないのです。

ブース構築の大変さと他の準備とは

これは実際に一度でもやったことがないと意識されにくい部分ですが、イベント企画のブースはなかなかクセの強いものです。まず大きければ大きいほどアピールができてよいものですが、それだけ構築に時間が掛かります。また、いい位置を確保できたと思っても会場の中央だと外からの導線が悪く、資材の運び込みが大変だったりします。

ブースの構築は前日か当日ですが、イベント会場を埋めるほどの出展数があるので、東京のその方面の道路が混んでしまうと予定通り行かない場合があります。しっかりと交通事情を確認する事や、天候も影響するので意識して事前に動くようにしましょう。

会場までに完成しないといった事もあるイベントのブースですが、そういった事のないようにしっかりと完成させるのが担当者の責任です。物品だけでなく人員も、二人で回す予定が一人になったら非常に大変です。イレギュラーにも備えて、あらゆる状況を想定した上でスケジュールを組みましょう。

多くの企業では半年に一回か一年に一回、イベントに出展しています。一大イベントでありつつ、たまにしかしない作業としても有名なのです。ブースを作ってくれる会社にお願いするにしてもノウハウはあるので、できるだけ経験者の助言を受けつつ進めるとよいでしょう。