イベント企画の利益は？開催費用の抑え方や準備、キャンセル料まで徹底解説！

イベントは全国各地でさまざまなものが開催されていますが、イベント企画というのはどれぐらい利益が出るものなのかと気になる方は多いと思います。どんなイベントも、行われれば必ずどこかで利益が発生するものです。実際のところ、イベントで得られる利益とはどの程度なのでしょうか。また、イベント開催費用削減の秘訣や、イベント企画をキャンセルした場合のキャンセル料について解説します。

イベントは二つに分けられる

具体的にどれだけの利益が上がるかの前に、イベントは大きく分けて2種類あることについて解説します。世の中のイベントはすべて「プロモーション」か「興行」のどちらかに分類することが可能です。

「プロモーション」は簡単に言うと宣伝によって購買数や認知度を上げるためのイベントで、「興行」は入場料やチケット代によって利益を上げるためのイベントです。

そう聞くと、プロモーションでは利益が出ないように思うかもしれませんが、そんなことはありません。自社製品やサービスなどのプロモーションであれば認知度が上がることで後々の利益も上がり、もしどこかの企業や官公庁からの依頼でイベントを企画するという場合も、予算としてもらう額とイベント開催にかかる実費との差額が利益になります。

決められた予算内でのやりくりによってだけ利益を上げられるプロモーションと比べると、入場者数などが多ければ多いほどたくさんの利益が生まれる興業のほうが、イベントそのものによって出る利益が大きいというのが一般的です。

イベントによる利益の計算方法

イベントの収支を計算するうえでの重要な要素に「原資」「売上」「経費」という3つがあります。中でも最も注意しなければいけないのは「経費」です。基本的に、原資と売上の合計から経費を差し引いた額がイベントの利益となります。

つまり、原資や売上より経費のほうがたくさんかかってしまった場合、イベントは赤字になるということです。イベントを行うのには想像以上にたくさんの経費がかかります。

会場費や人件費を筆頭に、設備費、宣伝費、保険料などなど、大きなものから小さなものまで本当にさまざまです。赤字を避け、十分な利益を出せるかどうかは、経費の調整にかかっているといえます。

経費を最適化するためには、とにかく詳細にわたってどんなものにどれだけ費用がかかるのか確認することが大切です。思いがけない出費というのが出てこないよう、完璧に支出を把握しておく必要があります。

それでも不測の事態は起こることがあるものなので、いくらかの予備費を含めて予算を作ると、利益はさらに確かなものになることでしょう。

利益が出やすいイベント、出にくいイベントとは？

イベントには傾向として利益が出やすいイベントとそうでないイベントがあります。また、それは興行かプロモーションかによって違うものです。

利益が出やすいイベント

興行とプロモーション、それぞれどんなイベントだと利益が出やすいのか、具体例を見ていきましょう。

■ 利益が出やすい興行イベントの特徴
興業のイベントで利益が出やすいのは「トレンドのもの」「固定的な人気があるもの」となっています。

トレンドのものでいうと、アニメやマンガ、ゲームなどのポップカルチャーが主に該当するでしょう。固定的な人気だと、ホビー（趣味）やスポーツなどが該当します。音楽やグルメなどは、どちらにも該当するでしょう。

興行で何よりも重要なのは多くの人に興味を持ってもらうことなので、流行りのコンテンツや安定した人気のあるコンテンツのイベントは成功しやすいといえるでしょう。ただし、どちらもヒットするコンテンツを見抜くセンスや、コンテンツ元と取引する手腕が必要になります。

■ 利益が出やすいプロモーションイベントの特徴
プロモーションの場合は「内製」がキーワードになってきます。興行とは違って入場料やチケット代などが発生することがほとんどないプロモーションは、どこまで支出を減らせるかを考慮して開催しなくてはなりません。人員や設備などをできる限り自社でまかなえれば、外注するよりも出費を抑えられ、そのぶん多くの利益を得ることができるでしょう。

利益が出にくいイベント

儲けが出ないイベントは、手間だけかかって利益になりにくいイベントです。そもそもイベントは念入りに準備をしなければならないうえに、量産できるものではないので、かけた時間と利益のバランスを考慮して、開催するかどうか判断しなければなりません。

具体例を挙げてみます。企業の上顧客に向けた謝恩会を開催する場合、予算に余裕があってもなくても、稼働の負荷自体に大きな違いはありません。そのため、どんな内容でイベントを開催するか確認し、労力に対する利益がどのくらいになるかを想定しないと、せっかくの苦労が水の泡となってしまいます。

イベント開催には費用がかかる

イベントを成功させるためには、費用が必要不可欠です。イベント費用の内訳は多岐にわたります。まずは会場の手配と装飾費が挙げられます。適切な会場を選び、イベントのテーマや雰囲気に合わせた装飾を行うことで、参加者に魅力的な空間を提供できます。イベント運営にはプロのスタッフが不可欠であり、彼らの給与や手当を予算に盛り込む必要があります。

さらに、広告宣伝費も重要な要素です。イベントの成功には参加者の獲得が不可欠であり、効果的な広告手法やマーケティング活動に予算を割くことが重要です。メディア露出、印刷物、オンライン広告、SNSプロモーションなど、適切なチャネルを活用しましょう。また、飲食物やギフト、特典など、参加者の満足度を高めるための配慮を予算に組み込みましょう。

以上のように、イベント開催には多くの要素に費用がかかりますが、効果的な予算管理と費用削減策を活用することで、無駄を省きながら質の高いイベントを実現できます。

開催費用を少しでも抑える方法

イベント開催に費用がかかることは避けられませんが、開催費用を抑えるための具体的な方法があります。まずは会場費の交渉に注力しましょう。複数の会場オプションを比較し、競合他社のオファーを持って交渉に臨むことで、より良い条件を引き出すことができます。

また、スポンサーシップの獲得も効果的な手段です。関連業界の企業や団体にイベントへの協賛や提供物の提供を交渉してみましょう。さらに、広告や宣伝活動においては、デジタルメディアやソーシャルメディアの活用が重要です。オンライン広告やSNSプロモーションはコスト効果が高く、広範なターゲット層にリーチすることができます。予算を最大限に活用するため、効果の高い広告手法を選びましょう。

さらに、適切な予算配分やリソースの最適化も重要です。予算を見直し、削減できる項目を検討しながら、計画するようにしましょう。無駄のない予算編成にすることで、できる限りの少ない予算でより多くの人を楽しませるイベントが実現しやすくなります。

イベント開催に必要な準備

開催費用を抑える方法を把握するだけでなく、成功するイベントを開催するためには、十分な準備も欠かせません。以下では、イベント開催に必要な具体的な準備のポイントを紹介します。

まずは、イベントの目的とテーマを明確にしましょう。具体的な売上目標や入場者数など、明確な目標を設定することが重要です。これに基づいてプランニングを進め、必要な予算やリソースを確保します。会場の手配や装飾、音響・照明設備、スタッフの手配など、細かな項目をリストアップしましょう。適切な会場を選び、イベントの雰囲気やテーマに合った装飾を検討します。また、音響・照明設備の準備も忘れずに行いましょう。

さらに、スタッフの配置や役割分担を計画し、必要な人員を手配します。イベントのプロモーションも重要です。広告やマーケティング戦略を立て、ターゲットオーディエンスに対して効果的な情報発信を行いましょう。オンライン広告、ソーシャルメディアキャンペーン、パートナーシップなど、適切なチャネルを活用して広報活動を展開します。

さらに、参加者へのおもてなしや受付の手配、プレゼンテーションの準備など、細部まで気を配ることも大切です。参加者の満足度を高めるために、飲食物やギフトの提供、特典の用意なども検討しましょう。また、予期せぬトラブルに備えてバックアッププランを用意しておくこともおすすめです。

以上のポイントを踏まえ、イベント開催に必要な準備を着実に進めてください。成功を収めるためには、計画段階からの緻密な準備が不可欠です。参加者にとって魅力的な体験を提供するために、細部にまで気を配りましょう。

イベント企画会社へのキャンセル料ってどのくらいかかる？

イベント企画の会社に依頼した後に、何らかの事情で取消しせざるを得なくなる事もあります。準備が間に合わなかったり、さまざまな事情で開催が難しくなったりすることは珍しくありません。

しかしキャンセルする際には、企画会社に対して所定のキャンセル料が発生します。その金額は依頼金額やキャンセルのタイミングによって異なります。

たとえば、打ち合わせの結果300万円の依頼をした場合でも、開催直前のキャンセルであれば全額を支払う必要がある場合もあります。一方で、早めにキャンセルを伝えた場合は、返金される割合も高くなる場合があります。

キャンセル料は通常、企画会社が定めるパーセンテージに応じて算出されます。例えば50％に設定されている場合、300万円の依頼に対して150万円のキャンセル料がかかることになります。さらに、キャンセル料の割合はイベント開催日が近づくにつれて高くなります。

ある会社では、当日や前日だと100％、2～3日前なら80％、4～6日前で50％、7～9日前で20％といった設定があります。つまり、キャンセルの必要が生じた場合は、できるだけ早く連絡することで費用を抑えることが可能なので、できるだけ早めに企画会社に連絡するのが望ましいです。

まとめ

イベントには興行とプロモーションの2種類があり、それぞれで利益の上げ方は異なります。ただし、どちらの場合でも「経費」は重要な要素です。経費の確認とシミュレーションを念入りに行うことで、イベントの利益は飛躍的に確かなものとなるでしょう。

また、イベント開催には費用がかかりますが、開催費用を抑えるための方法はさまざまあります。広告や宣伝活動においてはデジタルメディアやソーシャルメディアの活用が有効であり、予算の見直しやリソースの最適化も重要です。イベントの成功に向けて、適切な準備と費用削減策を組み合わせて実施しましょう。

イベント企画のキャンセル料金がどれぐらいになるかは、依頼する金額やタイミングに左右されます。イベント当日などのタイミングで取消しをすると、依頼額を全額支払うケースが多いので注意が必要です。