イベントに講師やスタッフを呼びたい！手配の仕方は？
イベントに講師やスタッフを手配すると、どのくらい費用がかかるのでしょうか。著名な講師が参加することで、参加した人の満足度を高められますが、多くの費用が必要です。受付、警備などのスタッフが必要なケースもあります。この記事では、イベントの人件費や手配の仕方に加え、開催費の抑え方を紹介していますので、参考にしてください。
イベントの開催にはさまざまな人件費がかかる
イベントを開催するには、人件費がかかります。たとえば、イベントの質を高めるために、講師を呼ぶ場合です。出演料に加え、交通費、宿泊費などを考えなければなりません。企業のセミナーなどの場合は、使用する資料の用意が必要です。また、イベントによっては、受付、案内、ステージなどの会場設営や、警備スタッフが必要な場合があります。
そのほか、イベントのコンパニオン、司会などの依頼が必要なケースがあります。ひとつの会議室を使用する程度のイベントでも、最低ひとりのスタッフが必要です。講師が説明している最中にトラブルがあった場合、講師が対応すると、イベントの進行に支障をきたしてしまいます。
以上のように、イベントを開催するには、さまざまな人件費がかかるため、費用を節約したい場合は、よく考慮して依頼することが重要です。
講師・スタッフの手配の仕方
講師が必要な場合は、開催日にスケジュールが空いていることが必須です。
まず、メールや電話で日程を調整しましょう。日程に問題なければ、次は出演料の交渉です。主催側と講師側で話し合い、双方が納得したら出演料が決定します。しかし、出演料のほかに、交通費や宿泊代が必要な場合があるため、注意が必要です。イベントの時間によっては、イベントの開催場所に、前日から宿泊することが避けられません。また、イベントの資料に関しては、講師の希望を聞き、必要な資料を用意します。
次に、スタッフの手配です。必要なスタッフの人数を把握しましょう。チケットの確認や代金の支払いを伴う場合は、受付スタッフが必須です。受付スタッフは、イベントの規模によって適切な人数の目安があります。参加人数が25人までの場合は2、3人、50人までの場合は3、4人、100人までの場合は4、5人依頼しましょう。
そのほか、会場設営などにスタッフが必要になるケースがあります。規模や必要なセットに応じて人数を決定し、手配しましょう。スタッフの手配は、イベント運営会社かスタッフ派遣会社に依頼するのが一般的です。イベント運営会社のスタッフは、専門知識が豊富であり、現場経験が豊富な傾向があります。イベントの種類によっては、照明や音響などの、特殊な機材配置や設定などが必要であるため、得意なイベント運営会社を選択し、手配しましょう。
一方、スタッフ派遣会社から派遣されるスタッフは、経験やスキルを伴わない場合がほとんどです。受付や警備、簡単な会場設営であれば、スタッフ派遣会社で手配しても問題ありません。人数と、必要な技術を考え、スタッフの人数と依頼する会社を決定しましょう。
イベントの開催費を抑えるには？
イベントの開催費は、内容や規模によって異なります。人件費も比例して変動しますが、人件費を抑えるコツがあります。まず、講師の依頼費用を抑える方法を紹介します。講師の費用を削減するためには、宿泊費や交通費を抑えることを考えるべきです。講師依頼料の値切りはやめましょう。
長年、積み重ねてきた知識や経験を否定することにもなりかねません。費用を抑えるには、前日に宿泊が必要ない日程にする、宿泊するホテルや新幹線、飛行機のランクを打診するなどの対策を取ることが有効です。また、使用する資料も、著書などの購入は難しく、可能な限り紙のコピーなどで済ませたいことなど、対応できることとできないことを明確に伝えることが、費用削減に効果的です。
次に、スタッフの費用を抑える方法を確認します。スタッフが多ければ多いほど、運営が楽になります。しかし、人数が多いと費用が増大してしまうため、少ない人数で効率よく動かすことを考えるべきです。受付作業が終わったら警備や運営補佐に回るなど、効率のよい動きを依頼先の会社に打診することで、費用を抑えられます。
まとめ
講師やスタッフなどの人件費や、手配の仕方、開催費を抑える方法を紹介してきました。イベント開催のために、講師やスタッフが必要な場合があります。講師に対しては、対応できないことなどを明確し、費用が上がりすぎないようしっかりと交渉しましょう。重要なのはスタッフです。イベント運営会社かスタッフ派遣会社に依頼する人数は、多ければ多いほどいいわけではありません。イベントの運営に必要な数を把握したうえで、イベントの進行によりスタッフを再配置すると、スタッフ費用の削減が期待できます。講師とスタッフに依頼する際の参考になれば幸いです。
