イベント企画は会場選びも重要！イベント会場の選び方とは？イベント会場にも補償は必要？

社内を対象としたイベント、社外からもお客さんを呼ぶイベントなど、企画の種類は多岐に渡ります。そうしたときに大切なのが会場の選び方です。人数とキャパシティだけ考えて会場選びをしていませんか？会場選びには人数以外にも、大切なポイントがあるので一緒に押さえていきましょう。

開催するイベントに合わせて会場を選ぶ

イベント会場を選ぶ際に明確にしておくべきポイントは、どのようなイベントを開催するのかという種類や趣旨を明確にすることです。イベントの内容によって、適した会場の雰囲気や形式が異なります。

たとえば株主総会を行うのに、会場がレストランでは明らかにふさわしくないでしょう。株主総会を行うのなら大規模な貸会議室やホテルの会議室がおすすめです。

一方で、新年会や忘年会などの懇親目的のイベントには、レストランや立食形式の会場が適しています。このように、イベントの性質を押さえた上で、会場のジャンルを絞りましょう。仮に、どんな会場でも大丈夫そうだと感じた場合には、よりイベントを成功させるために適切な会場を考えるのがポイントです。

さらに、会場の収容人数も大切なポイントです。人数に対して会場が狭すぎると不便ですが、逆に広すぎると空間が間延びして寂しい印象を与えてしまいます。ちょうどよいサイズ感の会場を選ぶようにしましょう。

そのためには、イベントの目的を明らかにしておく必要があります。たとえば、忘年会の目的が「社員の交流」だとすれば、立食で動き回れる会場のほうが適切だ、と考えればよいわけです。イベントを開催するのなら、趣旨を理解した上で、会場を選びましょう。

会場選びの前に決めておくこと

ここでは、会場選びの前に決めておくことに関して見て行きましょう。

イベントの規模

まず、イベントの規模を決めて行きます。どのくらいゲストを招くのか、参加人数はどのくらいにするのかなどと言った、イベントの規模を決める必要があります。

イベント開催までのスケジュール

イベント開催当日までのスケジュール立てを行います。スケジュールの立て方としては、何らかのトラブルが発生してしまった場合でも、フォローできるようにイベント当日から逆算して、余裕を持ったスケジュール立てを行います。

イベント当日の人員

当日の人員の割り振りとして、イベントの会場やバックヤードからイベント会場周辺などといった業務に就く運営担当。イベントのステージで行われるも催しを担当する進行担当など、当日の人員の配置を割り振っておく必要があります。また、開催する予定のイベントにゲストを招待する場合は、控室周りの備品などの手配も必要となるでしょう。

そのほか

運営マニュアルの制作やイベントに際して必要になる機材や備品の手配などをする必要があります。当日の運営関連にあたる、運営組織や当日のプログラム、誘導や場内整理などを考えておきましょう。

このように、緊急時のトラブル対応などの各種対応やそのほかのスタッフインフォメーション、各種アクセス、備品リストなど確認する必要があります。イベントを開催する場合は、会場の選定も大切ではありますが、会場選びの前に決めておくことは多数あるのです。

このことからも、まずは会場選びの前の準備段階の土台をしっかりとしてから会場選びを行った方がスムーズにことを進めやすくなるでしょう。

会場選びの際に確認すべきポイント

会場のジャンルが大まかに決まったら、次は細かな条件を見ていきます。もっとも大切なのはキャパシティです。予定している人数が入れなければ意味がありません。人数のキャパシティは最初に確認しておきましょう。ちなみに、人数に対して広すぎる会場もおすすめできません。ガラガラだと、イベント自体が寂しい雰囲気になってしまうからです。大きすぎず小さすぎない、ちょうどよいキャパシティを狙いましょう。

あとは、立地やアクセスのしやすさも、盲点になりがちですが大切です。来る人のことを考えて、最寄り駅から近いところをピックアップしましょう。もし会場のアクセスが不便な場合は、送迎バスや案内スタッフの手配を忘れずに行ってください。

そのほか、使用できる設備や機材についてもチェックしておきましょう。舞台やマイクを使う、音楽を流す、映像を見るなど、やりたい演出があれば、会場スタッフとの確認が不可欠です。場合によっては機材を持ち込む必要も出てくるかもしれません。会場によっては物品の持ち込みに関してルールを設けているところもあるので、確認しておきましょう。また、演出や飲食に関しても規則があるところも多いため、ここも確認すべきポイントのひとつです。

複数候補あるときは何を比較すればよいか

イベントの会場選びで必ず頭を悩ませるのが、イベントを行う会場が複数候補挙がってしまった際、どのように選定していけばよいのか迷ってしまうということです。さらに、イベント会場が複数候補挙がってしまった際は、一体何を比較していけばよいのか分からず悩んでしまう方も多いでしょう。そんなときに比較するポイントは、以下の4点となります。

1点目は会場の費用、2点目は最寄り駅などからのアクセスの良し悪し、3点目は会場となりえる施設の築年数、最後4点目は音響設備の充実性などです。

この比較ポイントの中でも、とくに１点目と２点目の会場の費用面と最寄り駅などからのアクセスの良し悪しに関しては、両立させることは、困難を極めるケースが多いでしょう。開催するイベントによって、どちらの比較ポイントに重きを置くのか吟味する必要が出てきます。

会場候補は必ず下見をするのがおすすめ

条件に合うところが見つかったら、必ず下見をしましょう。実際の会場を見ないとわからないことがたくさんあります。たとえば、会場の大きさや雰囲気は、写真とは異なって見えることがしばしば。イベントの目的を今一度確認した上で、サイズ感は思ったとおりか、会場のイメージが本当に合っているか、チェックしましょう。

また、使用予定の設備はテストで一通り使ってみることをおすすめします。リクエスト通りの機材があったとしても、マイクの声が充分に行き届くか、プロジェクターはどこからでも見やすいか、照明の加減はどうかなど、細かいところがニーズに合っていないなんて可能性も。下見なしで当日突然来て、機材の使い方がさっぱりわからないなんてことも起こり得るため、やはり事前に会場チェックはしておきましょう。

イベント会場にも補償は必要？

補償とは、人や物に与えた損害に対して金銭などで補うことをいいます。これを今回のテーマであるイベントに当てはめると、参加者やスタッフの怪我、機材や展示品への損壊などが挙げられるでしょう。イベントの規模が大きくなるにつれて、万が一の事態が発生する可能性は必然的に高くなります。

もちろん小規模であっても、事故が起きない可能性はゼロではありません。したがって、イベント開催の際にはやはり補償は必要であると考えられます。昨今では会場の所有者から保険への加入を求められることが増えている傾向もあり、予想できなかった事態に備えることはとても大切です。

会場で起こりうる事故と補償に必要な費用

では、もしも事故が起きてしまった場合、一体どのくらいの費用がかかるのでしょうか。ここではいくつかのシーンに分け、実際にあった事例にもとづき説明します。

音楽フェス

こちらは屋内開催フェスのお話です。音の振動で会場のスプリンクラーが壊れたと同時に壁にも亀裂が入り、施設の所有者から現状復帰を求められるといった事例がありました。思いのほか大音量の音楽を流したことにより、屋内で対応できる音量が限界を越えたとみられています。こちらの修理費用には43万円ほどかかっています。

展示会

展示会の開催にあたり、会場内の各所にテープでポスターを貼り付けていました。イベント終了後にそのポスターをはがす作業をしていたところ、なんと壁紙も同時にはがれてしまったという出来事の発生です。テープの粘着力を甘く見ていた結果でしょうか。しめて4か所の修理に28万円が請求されました。

映画撮影

作品による演出で、大量の落ち葉をまき散らすようなシーンを見ることがあります。その際、しっかりと保護養生していなかったらどうなると思いますか？当然、その場所は予想よりはるかに汚れてしまうでしょう。こちらの事例では、清掃代として110万円の費用がかかってしまいました。

マルシェイベント

近年流行しているマルシェとは、フランス語で市場という意味です。日本でいうフリーマーケットのようなイベントといえば分かりやすいでしょうか。そんなマルシェイベントを開催するため着々と準備が行われている中で起きてしまった事故がありました。大きな機材を台車で運んでいる際に壁に穴をあけてしまったというのです。修理費用は13万円でした。

イベント用の機材や展示品などに対する保険

続いては、機材の破損や展示品の紛失などに対する保険について説明します。このような場合は動産総合保険というもので補償が行われ、支払われる保険金の種類は以下です。

損害保険金

機材の再購入や、展示品の修理に使用される費用をまかなうための保険金となります。

臨時費用保険金

損害保険金とは別に支払われる保険金です。たとえば破損した機材を新調する際、その機材の代金以外にも費用がかかるケースがあると考えられています。

残存物取片付け費用保険金

破損してしまった機材や展示品を片付けるためにかかった費用をまかなう保険金です。

損害拡大防止費用

これ以上被害が広がらないようにするために、さまざまな対策を取るでしょう。その対応にかかった費用のことを指します。

権利保全費用

たとえば機材の破損が参加者の落ち度によるものだった場合、その参加者に対して損害賠償を請求するパターンがあります。そのための証拠集めや書類作成にかかった費用のことを指します。

まとめ

イベント会場は闇雲に探しても、効率的ではありません。イベントの趣旨と目的をしっかり押さえた上で会場を絞るところから始めましょう。業務が立て込んでいたりすると、下見の優先順位が下がりがちですが、ここが成功と失敗の分岐点にもなります。「思っていたのと違った」ということにならないよう、会場選びの前に決めておくことや複数ある会場候補を比較するポイントもしっかりチェックしてください。

多くの人でにぎわうイベントは、とても楽しい空間です。しかしその中には、予想していないでき事だってあるかもしれないという意識も持ち合わせてなければなりません。それは、過失による危険のほかにも、不慮の事故や天災によるものの可能性もあります。イベントを開催する際には、さまざまなリスクを少しでもカバーできるよう、補償についてしっかりと考えておくことが大切です。