どこまで対応してもらえる？東京のイベント企画会社の選び方

一言でイベントといっても、講演会やセミナー、展示会や記念イベント、サービス商品のアピールなど目的や予算なども違っています。そこで気になるのがイベント企画会社がどこまで対応をしてくれるかです。ここでは東京のイベント企画会社の特徴やメリット、選び方を詳しく解説しています。

東京のイベント企画会社の選び方について

東京のイベント企画会社の選び方では企画をどれくらいリードしてくれるかが大切です。開催するのが初めてのときには、性質に関係なくサポートや提案ができるかが、カギになってきます。

担当者に替わってイベントに関した問い合わせの一括対応や、参加者アンケートのひな型をもとに参観者の意見を集められる提案があるか、同業他社が似たイベントをした場合でもそれに合った企画ができるかなどです。

ほかにも、イベントが終わってからのアンケート集計とレポート提出と最終報告の有無、内容と進行管理、当日のスタッフ手配から会場との密なやり取りなどの代理、当日起きた想定外の出費を立て替えができるかなども重要です。

依頼するイベント企画会社がどこまでなら対応可能かを知っておかないと、いざ依頼してみたらこちらの要望が通らなかった、という事態に陥ることになります。 企業のイベント企画と運営は会社により内容や流れが違い、臨機応変な対応が必要です。イベント企画会社は全て代理として行うため、実績がある会社を選ぶこともポイントです。

大事なイベントも確実に成功できるのがメリット

東京のイベント企画会社へ依頼する一番のメリットは確実に成功させられることです。様々なことを想定して行動することが必要になるので、ノウハウがない担当者が行うよりもプロに依頼したほうが参加者の満足度も高いものです。

イベントの多くは人・物・金で構成されているため、その全体を管理することは大変難しいのです。企画する予定イベントが1名から15名程度の少人数で、社内で出欠確認と管理がたやすくて、参加者に交通費の負担もなく、費用も現金支払いがないのなら自社での企画や運営、管理まで可能です。

それ以上の規模となると、自社対応と専門会社へ依頼するかを検討してみる必要があります。 社外向けだと株主総会やスポーツ大会、業界向けからファンクラブ、商業施設などその目的もいろいろあります。社内向けでも社員総会や技能講習研修、セミナーや忘年会など実に幅広いものです。

自社の総務や事務、人事などでできることもありますが、管理するにはかなりの時間がかかります。プロへ任せた方が時間や手間、さらに費用なども抑えられるならイベント企画会社へ依頼した方が利点も多いのです。

専門の会社へ依頼したときの費用相場

イベント企画会社へ依頼したときの費用相場は規模や目的などによってかなり違います。見積もりで違ってくるのはイベントコンセプトとしては会場装飾や演出、必要機材など、来場者数と特性だと往復交通費や宿泊費の負担の有無、想定する会場の所在地も東京と地方とでは単価も違います。

社外向けでは即売や物産展などだと100～250万円ぐらい、展示会ブース出展なら90～120万円、商品やサービスのPRでは200～350万円程度です。社内向けの各種社内イベントは100～200万円、講演会やセミナーなら40～90万円ぐらいです。

費用の内訳は会場費・人件費・企画と調整費・製作費・機材費などです。費用が高いと感じて人件費などを削ると、イベントが失敗することもあるため、内訳を細かく確認してから慎重に見積もりを取って、本当に不要だと感じる部分だけを削減していくようにした方が良いでしょう。

イベントの実施予定日や希望日程の半年から一年前に業者を選んでいけば、かなり余裕をもって比較できますし、人気がある会場や駅に近くて費用もお手頃だと予約で埋まっていることが主なので期間に余裕を持たせて依頼するのもコツです。

東京のイベント企画会社は、依頼者が求めるイベントの訴求ポイントを抑えて効果的な企画を提案します。先に目的・時期・人数・予算・開催エリアなど、必要な内容を手元でまとめておいて、そこから気に入った会社を数社絞り込んで比較検討していくと良いでしょう。