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イベント企画会社に相談するのはどのくらい前から?

公開日:2019/02/01  最終更新日:2019/01/11

イベント企画会社に相談する場合には、できるだけ早めに行った方がいいでしょう。

準備にはいろいろと手間がかかるからです。

それに、より良いイベントにするためには、じっくりと計画を立てた方が有効的です。

半年以上前から考えておくことが無難かもしれません。

 

早めに計画を立てておいた方が安心

イベント企画会社に依頼するのなら、できるだけ早めに相談することがポイントです。

いきなり話を持って行っても、すぐに動いてくれるとは限らないからです。

特に、より良い企画を提案してもらいたいというのなら、多少は時間をかけてじっくりと考えた方がいいでしょう。

慌ててしまうと良い案も浮かんできません。

それに人気のある企画会社の場合、早めに依頼しないと請け負ってくれないこともあります。

依頼が殺到しているからです。

余裕を持って依頼すれば請け負ってくれることもあるので、その点は覚悟しておきましょう。

まず、どんなイベントにしたいのか、希望を明確にしておくことが大切です。

コンセプトが決まっていないと、企画会社も困ってしまうからです。

ある程度の希望を聞いた上で適切な案をいくつか提案していくことになります。

それにイベント会場を抑えるためには、早めに計画を立てておかないと良い場所を確保できません。

そこまで考えていくと、半年から1年程度は前もって計画しておいた方がいいでしょう。

 

サポート体制の良い会社に依頼する

イベント企画会社はたくさんあるので、相談するにしても慎重に選んだ方がいいかもしれません。

特に、サポート体制が整っている会社を選びましょう。

例えば、企画したくても準備に間に合わないということがあります。

それでも迅速に対応してくれる会社もあるのです。

サポート体制が整っている会社なら、急な依頼でも何とかしてくれることがあります。

それでも大きなイベントの場合は、そう簡単に準備することはできません。

細部にまでこだわりたいのなら、1年以上前から計画を立てておきましょう。

その方がじっくりと準備を進めていくことができます。

例えば、国規模のイベントなどは5年以上も前から企画をすることがあるものです。

というのも、イベントを行う会場そのものから建設することがあるからです。

既存のイベント会場を使用するのなら問題ありませんが、会場そのものを造るとなるとこれは5年計画になるのも当然のことです。

既存の会場を使う場合にしても、人気のある会場は1年前から予約が埋まっていることがあります。

これもまた早めに予約を入れましょう。

キャンセル待ちは期待できないので、複数の会場を抑えておいた方がいいかもしれません。

 

東京には様々な企画会社があって便利

それから、イベント企画会社に相談するにしても、東京の会社がおすすめです。

地方からの依頼も請け負っていることが多く、有名で実績のある会社が多いからでもあります。

いろいろとサポートしてくれる体制も整っていることがあるので、安心してどんな依頼でもできます。

そんな便利な会社を選びましょう。

特におすすめなのは、企画から準備、当日の対応など、トータル的に請け負ってくれる会社です。

これなら一つ一つ別の会社に頼まなくて済みます。

一から順を追って決めていくことができるので効率的です。

最近はこのように最初から最後まで責任を持って担当してくれる会社が多くなってきています。

材料の手配が迅速だったり、イベントスタッフの人員確保がスムーズだったりというように、何から何まで手配を任せられるような会社を選ぶといいでしょう。

評判を参考にて選ぶといいかもしれません。

 

上記のように、より良いイベント企画のためには専門的な会社に半年くらい前から相談しておくと安心です。

人気の会社に依頼する場合、殺到しやすいことから、1年くらい前から計画を立てておくのもいいかもしれません。

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