イベント企画は会場選びも重要!イベント会場の選び方とは?
社内を対象としたイベント、社外からもお客さんを呼ぶイベントなど、企画の種類は多岐に渡ります。そうしたときに大切なのが会場の選び方です。人数とキャパシティだけ考えて会場選びをしていませんか?会場選びには人数以外にも、大切なポイントがあるので一緒に押さえていきましょう。
開催するイベントに合わせて会場を選ぶ
最初に明確にしておくべきポイントは、そのイベントがどんな種類のイベントか、です。開催するイベントによっては、雰囲気が合わない会場もあります。たとえば株主総会を行うのに、会場がレストランでは明らかにふさわしくないでしょう。株主総会を行うのなら大規模な貸会議室やホテルの会議室がおすすめです。
また、レストランを選ぶのであれば、新年会や忘年会のほうが合っています。このように、イベントの性質を押さえた上で、会場のジャンルを絞りましょう。仮に、どんな会場でも大丈夫そうだと感じた場合には、よりイベントを成功させるために適切な会場を考えるのがポイントです。
そのためには、イベントの目的も明らかにしておく必要があります。たとえば、忘年会の目的が「社員の交流」だとすれば、立食で動き回れる会場のほうが適切だ、と考えればよいわけです。イベントを開催するのなら、趣旨を理解した上で、会場を選びましょう。
会場選びの際に確認すべきポイント
会場のジャンルが大まかに決まったら、次は細かな条件を見ていきます。もっとも大切なのはキャパシティです。予定している人数が入れなければ意味がありません。人数のキャパシティは最初に確認しておきましょう。ちなみに、人数に対して広すぎる会場もおすすめできません。ガラガラだと、イベント自体が寂しい雰囲気になってしまうからです。大きすぎず小さすぎない、ちょうどよいキャパシティを狙いましょう。
あとは、立地やアクセスのしやすさも、盲点になりがちですが大切です。来る人のことを考えて、最寄り駅から近いところをピックアップしましょう。もし会場のアクセスが不便な場合は、送迎バスや案内スタッフの手配を忘れずに行ってください。
そのほか、使用できる設備や機材についてもチェックしておきましょう。舞台やマイクを使う、音楽を流す、映像を見るなど、やりたい演出があれば、会場スタッフとの確認が不可欠です。場合によっては機材を持ち込む必要も出てくるかもしれません。会場によっては物品の持ち込みに関してルールを設けているところもあるので、確認しておきましょう。また、演出や飲食に関しても規則があるところも多いため、ここも確認すべきポイントのひとつです。
会場候補は必ず下見をするのがおすすめ
条件に合うところが見つかったら、必ず下見をしましょう。実際の会場を見ないとわからないことがたくさんあります。たとえば、会場の大きさや雰囲気は、写真とは異なって見えることがしばしば。イベントの目的を今一度確認した上で、サイズ感は思ったとおりか、会場のイメージが本当に合っているか、チェックしましょう。
また、使用予定の設備はテストで一通り使ってみることをおすすめします。リクエスト通りの機材があったとしても、マイクの声が充分に行き届くか、プロジェクターはどこからでも見やすいか、照明の加減はどうかなど、細かいところがニーズに合っていないなんて可能性も。下見なしで当日突然来て、機材の使い方がさっぱりわからないなんてことも起こり得るため、やはり事前に会場チェックはしておきましょう。
イベント会場は闇雲に探しても、効率的ではありません。イベントの趣旨と目的をしっかり押さえた上で会場を絞るところから始めましょう。業務が立て込んでいたりすると、下見の優先順位が下がりがちですが、ここが成功と失敗の分岐点にもなります。「思っていたのと違った」ということにならないよう、しっかりチェックしてください。