イベントが上手くいくかは会場次第！会場選びの比較ポイントは？

イベントを企画する場合、イベントが上手くいってくれることを願う方たちばかりでしょう。しかし、そんなイベントが上手くいくか否かは、会場次第でどうなるか決まるということをご存じでしょうか。会場選びの比較ポイントは一体どんなところにあるのか、気になる方も多いので、こちらでご紹介します。早速見て行きましょう。

イベントの内容で適切な会場が変わる

イベントを企画する方が真っ先に考えることは、集客の見込みと、その人数が収容できる会場をレンタルすることです。しかし、イベントの会場選びはただ単にイベントに招く想定人数を、収容できる会場をレンタルすれば大丈夫というわけではありません。

イベントに適切な会場は、大人数規模の場合や少人数規模の場合など、収容人数によって変わってきます。そもそもイベント会場といっても、ホテルやレストラン、貸し会議スペースなど多種多様な選択肢があるでしょう。確かに、イベント会場を選ぶ際にある程度のキャパシティを考慮することも大切な選定ポイントではあります。

しかし、まずはイベント会場となりえる、ホテルやレストラン貸し会議スペースには一体どんな特徴があるのか考えましょう。開催予定のイベントの趣旨に合っているのか、そのほか、開催予定のイベント主役となりえる方は誰になるのか、などといった情報をあらかじめ精査して、本当に今回開催するイベントの趣旨や雰囲気、キャパシティは問題ないのかを考慮して会場選びをしていくことが大切です。

このことから、まずイベントの会場選びにおいて大切になってくるのは、開催するイベントの趣旨をしっかり把握し、明確にすることで会場選びもスムーズになるといえます。

会場選びの前に決めておくこと

ここでは、会場選びの前に決めておくことに関して見て行きましょう。

イベントの規模

まず、イベントの規模を決めて行きます。どのくらいゲストを招くのか、参加人数はどのくらいにするのかなどと言った、イベントの規模を決める必要があります。

イベント開催までのスケジュール

イベント開催当日までのスケジュール立てを行います。スケジュールの立て方としては、何らかのトラブルが発生してしまった場合でも、フォローできるようにイベント当日から逆算して、余裕を持ったスケジュール立てを行います。

イベント当日の人員

当日の人員の割り振りとして、イベントの会場やバックヤードからイベント会場周辺などといった業務に就く運営担当。イベントのステージで行われるも催しを担当する進行担当など、当日の人員の配置を割り振っておく必要があります。また、開催する予定のイベントにゲストを招待する場合は、控室周りの備品などの手配も必要となるでしょう。

そのほか

運営マニュアルの制作やイベントに際して必要になる機材や備品の手配などをする必要があります。当日の運営関連にあたる、運営組織や当日のプログラム、誘導や場内整理などを考えておきましょう。

このように、緊急時のトラブル対応などの各種対応やそのほかのスタッフインフォメーション、各種アクセス、備品リストなど確認する必要があります。イベントを開催する場合は、会場の選定も大切ではありますが、会場選びの前に決めておくことは多数あるのです。

このことからも、まずは会場選びの前の準備段階の土台をしっかりとしてから会場選びを行った方がスムーズにことを進めやすくなるでしょう。

複数候補あるときは何を比較すればよいか

イベントの会場選びで必ず頭を悩ませるのが、イベントを行う会場が複数候補挙がってしまった際、どのように選定していけばよいのか迷ってしまうということです。さらに、イベント会場が複数候補挙がってしまった際は、一体何を比較していけばよいのか分からず悩んでしまう方も多いでしょう。そんなときに比較するポイントは、以下の4点となります。

1点目は会場の費用、2点目は最寄り駅などからのアクセスの良し悪し、3点目は会場となりえる施設の築年数、最後4点目は音響設備の充実性などです。

この比較ポイントの中でも、とくに１点目と２点目の会場の費用面と最寄り駅などからのアクセスの良し悪しに関しては、両立させることは、困難を極めるケースが多いでしょう。開催するイベントによって、どちらの比較ポイントに重きを置くのか吟味する必要が出てきます。

まとめ

今回は、イベントを成功させるためには欠かせない会場選びの比較ポイントに関して見て行きました。これまで会場選びよりイベントの内容に注力していた方は多いでしょうが、会場選びも非常に重要だということが理解できたでしょう。また、会場選びの前に決めておくことや複数ある会場候補を比較するポイントもご紹介しました。ぜひ、今回こちらでご紹介した内容を参考に会場選びを行い、イベントを成功させてください。