計画立てが苦手な人は要チェック！イベントの企画から開催までの過程

イベントを開催するには、イベントの目的や内容を明確にしなければなりません。更に日程や会場の決定、宣伝などいくつもの準備を行う必要があります。そのため、計画を立てる事が苦手な人は、イベントの企画に悩む人も多いのではないでしょうか。本記事ではそのような方たちに向けて 、イベントの企画の大まかな流れについて解説していきます。

イベントの目的や内容の決定

イベントを企画する際に重要な3つの要素があります。ここではそれらについて説明していきます。

1つ目が、ターゲット層を明確にすることです。誰に何を伝えたいのか明確でないと、企画のコンセプトが曖昧になります。結果的に「本当に来てもらいたいターゲット層に来てもらうことができない」「来てもらえたとしても、その人たちに伝えたいことを伝えることができない」という事態に陥ってしまうのです。そのため、イベントを企画する際は、ターゲット層を明確にして、何を伝えたいのか落とし込むようにしましょう。

イベントを企画する際に重要な2つ目の要素は「イベントに参加したらどのようなメリットがあるのか」具体的なベネフィットを参加者に伝えることです。たとえば、販売促進のためのイベントならサンプルを配布する。講座などであれば、参加することで得られるスキルを具体的に落とし込むなどすればよいでしょう。それらができたら、ウェブサイトやSNSなどを利用して積極的に告知していきます。

3つ目の要素は、イベント内容をシンプルなものにすることです。せっかくのイベントですから、やりたいことを詰め込もうと考える方も多いです。しかし、すべてを一度にやろうとすると、どれもが中途半端な結果になってしまいます。その点に注意してください。

日程・会場の決定

イベント内容やターゲット層が明確になったら、次は日程や会場を決める必要があります。ターゲットは学生の場合は、受け身のイベントではなく参加型のイベントの方が相性がよいです。そのため、参加者が自由に動き回れるほどの敷地面積を持った会場がおすすめといえるでしょう。また学生は学校があるので、土曜日や日曜日に開催するのがよいと考えられます。

次にターゲット層が高齢者の場合は、参加型ではなく受け身のイベントの方が、参加しやすいと考えられます。そのため、アクセスしやすく落ち着いた会場にするとよいでしょう。また高齢者の場合は、平日開催がおすすめです。

宣伝などイベントの準備

いよいよここからイベントの準備に入ります。イベントの準備は運営担当者の選定やイベントプログラムの作成、会場の下見、会場レイアウトの検討、運営に必要な機材の手配など、やるべきことがたくさんあります。イベントはどれだけ準備を重ねたとしても、ミスが起こるものだと思っておいてください。当日に大きなミスが起こらないためにも、下準備は入念に行いましょう。そうすることで、万が一想定外のことが起きても、ある程度は対処可能です。

イベント開催当日

イベント当日は、予定通りに進むものではなく、ミスがつきものであるということを想定して行動しましょう。ミスが起きた場合も焦らずに慎重に対応することが大切です。また、無事にイベントが終了したら、アンケートなどを実施してぜひ顧客満足度を確認してください。イベントでの成功点や失敗点なども記録し共有しておくと、次に活かすことができます。

本記事では イベントの企画の流れについて説明してきました。計画を立てる事が苦手な人でも、必要な工程を踏めば成功させられる可能性が上がります。しかし反対に、曖昧に進めてしまうと、失敗するリスクが大きくなります。そうならないためにも注意しましょう。イベントを企画する予定のある方は、ぜひ本記事を参考にしてイベントを成功させてください。