必見！初心者にこそ注意して欲しいイベント企画運営のポイント

世の中ではさまざまなイベントが行われていますが、それらを主催しているのはイベントの企画を専門にしている人ばかりとは限りません。いわゆる初心者の人が企画や運営をすることもありますが、その場合は注意しなければいけないポイントが存在します。

イベント企画運営のポイント

最適な日時と場所を選ぶ

イベントを開催する時はどうしても「なぜイベントを行うのか？」や「どんな人をターゲットにするのか？」といった部分に目が行きがちです。確かにそれは大事で、むしろそれこそが最重要ともいえますが、日時と場所の設定も同じくらい重要になります。

目的やターゲットが明確化されていても、日程や会場に問題があると目指す目標にはたどり着けません。日時を決める上でまず考慮すべきなのは平日にするか否かです。社会人にしても学生にしても、ほとんどの人にとって平日は会社や学校などに行かなければいけない日なので、もし平日開催にするのであれば午後７時以降というのを目安にする必要があります。

その点、休日開催なら比較的開催時間は自由に設定できるので有利です。場所の選定では、開催予定のイベントの特性によって基準が変わってきます。

プロジェクターや音響機材を使うイベントであれば、そういった機材が問題なく使用できる環境が必須です。たとえば、日中に行うイベントで、プロジェクターやスピーカーで映像と音声を参加者に見てもらわなければいけない時、会場を野外にすると映像も音声も満足に流すことができなくなってしまいます。

その場合は落ち着いた広い貸会議室などを利用するべきです。イベントの質を向上させるためには、最適な日時と場所が欠かせないファクターになります。

イベントタイトルを工夫する

タイトルもイベントを作る時にはしっかり考えなければいけない要素です。分かりやすく、なおかつ興味を惹かれるタイトルを付けることができれば、それだけで集客アップが見込めます。

おすすめなのは参加するメリットが一目で分かるタイトルです。「明日から使える！投資の基本セミナー」や「参加費無料フラワー・アレンジメント教室」といったように、参加することで実際的な利益を得られるのが分かるようになっていると、多くの人の興味をそそることができます。

どんな人を対象としたものなのかが分かりやすいものも効果的です。「学生参加OK」や「起業したい方向け」などの文言をタイトルに入れておけば、ターゲットとして想定している人に自分が対象になっているという感覚を与えることができ、イベントへの参加率を高められます。

スケジュール管理の徹底

イベントの内容が固まったら、あとはスケジュール管理の仕方によってイベントが成功するか失敗するかが決まるといっても過言ではありません。イベントというのはどうしてもたくさんの人が連携し合わなければ進めることができないので、きっちり進捗を管理することがとても大切です。

いつまでに何が完了していなければいけないのか、現段階ではどこまでどんなことが進んでいるのかなど、常に最新の状況を把握した状態で作業を進めるのが肝心です。そのためにはまず、スケジュール作成の段階で無理なくスムーズに当日を迎えられる日程を組む必要がありますので、ギリギリになって焦らずに済むように、効率的なスケジュール管理をしましょう。

まとめ

規模の大小を問わず、イベントはいかに的確にポイントを押さえたかによってうまくいくかどうかが変わってくるものです。そのポイントは挙げていけばキリがないほどたくさんありますが、初心者は日時や場所の最適化、分かりやすく興味を引くタイトルを考える、そしてスケジュール管理を万全にするといったことに気をつけるべきだといえるでしょう。

初めてのイベント企画でも成功させるポイント

イベントを企画運営するうえで大切なポイントを説明してきましたが、ここからはより具体的なポイントを紹介していきます。このポイントを守れば初めてのイベント企画でも安心です。

予算をきちんと考えてから行動をする

イベント企画を行う場合、さまざまな費用がかかることになるので、しっかりと計算しなければいけません。まずは予算をどれくらい用意できるのか、イベント企画の計画をスタートさせる前に考える必要があります。食事代や人件費、そして設備代など、いろいろな費用が発生するため何が必要なのか整理しましょう。

自分たちの所有地でやるのでなければ、場所代もかかるので、それも考慮する必要があります。あとは予算内できちんとバランスを取って、最高のイベントになるように企画を計画しましょう。

ただし、最初からギリギリで計画をしてしまうと、追加費用が発生したときに、予算が足りなくなってしまう可能性があります。肝心なところに予算をかけられず、そのまま進めることになっては成功が遠のいてしまうでしょう。そのため、予算には余裕を持って計画を立てて、アクシデントに対応できるようにしておくことをおすすめします。

多くの人に知ってもらえる工夫をしよう

身内で行うイベントではなく、外部の人間に参加してもらうタイプのイベントを企画するのなら、多くの人に知ってもらわなければいけません。素晴らしいイベントを開催したとしても、人がきてくれなければ、成功とはとてもいえないからです。チラシを配ったりSNSを利用したり、さまざまな宣伝方法があるので、人を集められるようにいろいろな工夫を行うようにしましょう。

もちろん、宣伝は一回だけでは効果は薄いので、人を呼びたいのなら何回も行う必要がでてきます。チラシもSNSもタイミングによって読んでもらえる確率がかなり低くなるので、しっかりと考えたうえで適切なタイミングでアピールしましょう。

絶対に成功させたいなら業者に頼むことも考える

初めてのイベントで怖いのが、わからないことがあることを自分たちでは気がつけないことです。つまり、本当は不足しているものがあるのにまったく気がつかず、そのままイベント企画を進めてしまうケースがあるのです。そのため、初めてで不安があるというのなら、業者に頼んでサポートを受けましょう。

プロのイベント企画業者ならば、必要なことをすべて知っているため、完璧な状態で開催することができます。予算の相談もできますし、宣伝方法も考えてくれるので、初めてイベントをするのならぴったりの存在だといえるでしょう。無事に開催ができて参加者がたくさん集まり、大盛況に終わったのならある程度のノウハウは吸収しているはずです。

次からはそのノウハウを活用すれば、業者に頼まなくてもイベントを成功させられるようになるでしょう。経験を積むという意味でも、本当に初めて開催をするのならば、業者の力を借りることを考えたほうが賢明です。

まとめ

小規模ならまだしも、ある程度の大きさのイベントを行う予定なら、企画をきちんと自分たちでコントロールしなければいけません。予算や宣伝などいろいろと抑えるべきポイントがあるので、じっくりと考えたうえでベストな選択をするようにしましょう。

もしも、初めてのイベント企画ということが理由で不安が残るのなら、イベント企画を専門とする業者への依頼を考えたほうがよいです。これまでのノウハウを使って成功させるためにあらゆる努力をしてくれるので、満足できるイベントにすることができるでしょう。

イベント企画を成功させるためのポイント

これまでさまざまなポイントを紹介してきましたが、イベント成功のためには事前の準備がかなり重要になってきます。いかに計画や準備を念入りにしておくかにより、結果には大きな差を与えることは間違いありません。

そこで最後にイベント企画を成功させるために必要なポイントを紹介していきます。

段取りを明確にしておく

イベント企画を成功させるにあたって最初に行うのは、イベントの段取りを明確にすることです。

イベントを成功させるには綿密な事前準備が欠かせません。最初に事前にどのようなイベントなのかを明確にすることで、イベントの内容や狙い、必要な物資、予算なども明確にすることができます。

イベントの内容や段取りを明確にするのに必要なのが、イベントの実施計画書です。実施系計画書を作成することでイベントの内容や狙い、社内の情報共有もスムーズに進めることができます。

実施計画書には、「イベント名」・「イベント内容」・「実施日時」・「入場料」・「目標の来場者数」などイベントの概要を記載します。実施概要の他にも、開催場所の会場名・住所・アクセスなどの会場の概要情報も記載しておきます。会場のレイアウトやフロア画像を付けておくと、より分かりやすいですね。

後は、運営系統のやスケジュール流れも作成・把握する必要があります。統括は誰が担当するのか、スタッフは自社or他社なのかなどを明確にしておくことで、
当日の指示出しは誰がやるのかや予算はどれくらい発生するかも、把握することができます。

このようにイベントに関する概要や情報を項目ごとに明確にすることで、イベント準備に向けてどう動けば良いかが理解でき、発生する予算も把握できます。

優秀な業者を選ぶことが最高につながるポイント

イベントの規模はもちろん目的は開催する内容によりさまざまですが、成功させることができるのかは依頼する業者選びがかなり大きな影響を及ぼすことになります。イベント企画を専門としていて実績が豊富にあり、安心して任せられる業者の中から選ぶようにしておきましょう。

依頼したいイベントの規模をはっきりさせておき、その規模のイベントを成功させた実績がいかに多いかに注目しておくべきです。今の時代なら電話やウェブサイトから簡単に見積もりを取ることができたり、相談にも無料で対応してくれる業者が増えているので無駄な出費も避けることができます。

希望を明確にして相談を重ねておく

希望する内容を実現させてくれるだけではなく、より良くなるためのアドバイスや提案もしてくれるのかに注目しておかなくてはなりません。どんなに評判がよく優秀な業者に依頼しても目的や希望が曖昧となれば、いまいちな結果になってしまいかねません。目的や目標もきちんと考えておくことでターゲットとしたい層も明確にすることができるようになり、それに適したイベント内容や会場の雰囲気を作ることができます。

イベントに参加すること自体が億劫になってしまうような内容では、集客できなくなってしまい盛り上がらずイベントは失敗に終わってしまいます。そうならないためにも魅力的な内容ということをアピールできる広告で告知しておくことが大切です。こまめに告知しておくと、より集客につながります。

会場の規模や人数と立地に注目しておく

成功するかどうかはイベントの内容はもちろんなこと、適切な会場を確保できているかという点はかなり重要なポイントの一つとなってきます。大きな音を鳴らす予定がある場合には音を鳴らしても良い会場なのかや音響設備に注目し、飲食をおこなうイベントの場合には飲食可能か確かめておくなどイベントに合わせて会場を選ぶことが大切です。

参加する人数に見合っている規模の会場かに注目することも大切であり、予定している人数よりも少し多目に集客できる規模の会場を準備しておくようにしましょう。当日になり参加人数が急遽増えることは珍しいことではないので、余裕を持たせておくことは必須と言えます。

もちろん交通の利便性にも注目しておくべきであり自動車を駐車するスペースがあるのかや、公共交通機関からアクセスしやすいかも確かめておきましょう。イベント会場を抑えたり情報を集めるのは思いの外手間と時間がかかるのでイベント企画専門会社に依頼し、会場の手配から任せるのと一つの手段と言えます。

イベント企画会社に依頼をする目的とは

イベントを実施するときに社内で企画から運営、結果の分析や反省などを全て一貫して行うこともできます。ですが、イベント企画会社にアウトソーシングすることも可能です。

アウトソーシングするメリットは何があるのでしょうか。よくある目的を三つ知っておきましょう。

コストを削減するためのアウトソーシング

イベントの企画をアウトソーシングするのはコストを削減するためというパターンが多くなっています。

アウトソーシングするとイベントの企画や実施などに長けている人材が手際良く準備を整えてくれるため、普段からイベントを行うのに慣れていない人が担当するのに比べると高いコストパフォーマンスで働いてくれるからです。

外部の業者に任せるためにはイベントの目標や内容などについて詳しく打ち合わせをする必要がありますが、その内容をしっかりとまとめ上げてあればスムーズにイベントの依頼ができます。

これによってトータルで見ると人件費の削減ができるのがアウトソーシングする魅力です。

また、イベントを実施するのに必要な資材も専門の業者なら安く手に入れることができます。

パネルボードを一枚準備するにしても、普段から大量に借りていれば、年に一度しか借りない会社に比べたら安く提供してくれるでしょう。

本来はレンタルしなければならない資材も業者が所有していれば安く使わせてもらうことが可能です。

消耗品類も普段は使わないものを購入すると大きなコストになるリスクがありますが、専門業者なら普段から使用していることが多く、むしろ大量購入によって安上がりにしてくれると期待できます。

このような兼ね合いでコストを削減しやすいのがアウトソーシングのメリットです。

イベントの質や発想を求めるためのアウトソーシング

イベントの企画をアウトソーシングすることで質を上げることを目指すこともよくあります。

イベントの目標は明確になっていても、具体的にどのような内容にした方が良いか発想が出てこないこともあるでしょう。

開催地をどこにすべきか、日取りはいつにしたら良いか、会場規模はどの程度を想定したら良いかといった点でも疑問が生じがちです。

ここで多岐にわたるイベントを手がけてきている業者にアウトソーシングすると、市場の動向を調べて適切な選択をしてくれます。

イベントのターゲットやそのターゲットに合わせて会場の場所を決め、イベントの雰囲気作りや日程の策定を行うということを的確に行ってくれるでしょう。

ノウハウが十分にあるからこそ目標を達成するための高品質かつ発想に満ち溢れたイベントを作り上げてくれるのです。

スピーディーに実施するためのアウトソーシング

アウトソーシングによって目指すものがスピードの場合もあります。

イベントを企画して実施に移すまでには多数の部署とのやり取りがあり、様々な資材を調達して適切に加工しなければなりません。

それと並行して宣伝広告も行って徹底的に集客をする必要も生じるでしょう。

このような多岐にわたる業務を迷うことなく適切にこなしてくれるのが企画会社にアウトソーシングするメリットです。

それぞれの業務に対して専門のスタッフを抱えていて、分業体制を整えて効率良くイベントの準備を行ってくれます。

数日後にはイベントを開きたいというような一見無理に思えるようなスケジュールであっても実現にこぎつけてくれるのがイベント企画会社を利用する理由となっているケースもよくあるのです。

イベント企画会社にアウトソーシングする目的はいくつもありますが、コストを削減したいというのが重視される傾向があります。

また、専門業者が持っているノウハウを活用することによってイベントの質を高め、様々な発想を取り入れて行くことが目指されている場合もあります。

そして、スピーディーにイベントを実施できるようにするために利用することも多いのが企画会社です。

まとめ

イベントを成功させることができるのかは、いかに入念に準備をしておくことができるかにかかっているといっても言い過ぎではありません。時間や費用、労力などを無駄にしないためにもイベント企画を専門としている業者に依頼するのも一つの手段です。いかに実績が豊富にあり信頼できる業者を選ぶことができるかにより、イベントを成功させることができるのかにも影響を与えることになります。見積もりをとって複数を比較し、実際に相談して信頼できる業者を選びましょう。