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イベント企画・運営でよくある苦労とは?初心者の方は必見!

公開日:2022/04/01   最終更新日:2022/04/15


会社のPRをするために、イベントを開催しようと考えている方もいるでしょう。しかし、何の知識もないまま始めるのは少々危険です。初心者の方はよく知らないかもしれませんが、イベントの企画・運営には苦労がつきもの。今回はそんなイベント開催の大変な側面についてご紹介していきます。手に負えないときの対処法もお教えしますよ。

イベント企画と通常業務を並行して行わなくてはならない

イベントは、会社のPRをするのに非常に効果があります。だからといって安易に、「自分たちもイベントをしよう」と思うと、企画の段階で躓くことがほとんどです。というのも、通常の業務も進めながらイベントを開催していかないといけないから。イベントのためだけに人員を割ければよいのですが、人手が少ない中で、専用の担当者をつけるのもまた難しいものです。専用の担当者がいないと、通常業務と並行しながらイベントの準備を進めなければなりません。

さらにいえば、イベント企画はマルチタスクの仕事です。会場の予約、必要物品の手配を進めつつ、関係各所にもお知らせをし、宣伝活動とお客さんの対応もする必要があります。この複雑なタスクのスケジュール管理も行わなくてはならず、初心者はとくに頭が混乱してしまうでしょう。イベント直前でタスクの抜けに気づく、ということもよく起こりがちです。そうならないためにも、チェックできる人は多めに置き、業務を細かく分担して進めていくことが大切です。

自分ひとりの力では対処できないこともある

イベントを企画・運営する際の大変さについては、なんとなく掴めたでしょうか。では事前に準備をして、人員を充分に割いていれば滞りなくイベントができるかといえば、そういうわけでもありません。どんな業務でもそうですが、最初から最後まで計画通りに物事が進むことは稀です。

思い通りの天候にならなかったり、主要な交通機関に問題が発生したりすることもあります。よい誤算としては、思った以上に問い合わせの件数が多かったり、お客さんがたくさん来てしまったりという場合です。とくに問い合わせ連絡は、早めに返したいものなので、ほかの業務が後回しになってしまうでしょう。中には「イレギュラーもすべて想定して対応してみせる」と意気込む人もいるかもしれません。

しかし、イベントの開催経験が豊富なベテランならともかく、初心者にあらゆるアクシデントを予想して、対策しておくことは難しいでしょう。それこそ膨大な業務量になってしまうので、自分だけの力では解決が難しいこともあると、覚悟しておくべきです。

イベント企画は業者に依頼するのがおすすめ

「こんなに大変なら、うちでは無理だ」と諦めざるを得ない人もいるかもしれません。しかし、イベント企画は専門業者の力を借りると、比べものにならないくらい、負担が軽くなります。多岐に渡るタスクを一括して担当してくれるので、そんなイベントを開催したいか、イベント業者と打ち合わせをするだけでOKです。

イベント業者はその道のプロ。イレギュラーな対応にも慣れていますし、お客さんのターゲットを絞った宣伝方法など、イベント関連のノウハウも充実しています。慣れない中、自分たちだけで無理やりイベントを開催すると、お客様に迷惑がかかり、反対に企業のイメージを落としかねません。

しかし業者に依頼すれば、イベント開催の基本は押さえつつ、プラスアルファのアイデアも出してもらうことができるわけです。せっかくイベントを行うなら、業者に頼んだほうが効果を見込めるでしょう。

 

イベントを開催したことがないと、その苦労を知る機会はあまりありません。ただ、このコラムを読んで「これは厳しい」と感じた方は、ぜひ業者の利用を検討してみましょう。低コストでお願いできるところもあるので、一度相談してみてください。

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