東京で地元をアピール！地方の企業が東京でイベント企画する際の注意点
地方の企業が東京でイベント企画するときは、業界や興味、職業に目的など共通点がある人が集まることを考える必要があります。地方ならそのテーマに絞ったイベントを開催することで、同じようにそれに関心がある参加者を集められます。ここでは、東京でイベント企画をするときに注意したいことや、準備すべきこと、開催後などについて紹介します。
何のイベント企画かを忘れないことが重要
地方の企業が東京でイベント企画をするときに重要なのが、何のためのイベントかを忘れないことです。当日集まる人の雰囲気・会場・時間の都合で企画が変わることは珍しくありません。そんなときこそ何のためかを常に考えることで、何をすべきなのかも常に見ることができるため、当初の目的を達成することができますます。
そのためには開催で一番大切なのが時間管理で、それには事前準備や開催日にも必要にあわせて時間を調整する必要があります。事前準備として進行表の作成をし、大まかな流れが書いてあるプログラムを参加者に配布して時間管理の目安を知ってもらい、それとは別に運営する側も開始・終了・所要時間などが一覧になった進行表を作成します。
ここでは無理のないスケジュールを設定し、トラブル対処やロスタイムを先に時間設定に含めておいて、スピーチなどがあるときはリハーサルを行って大体の時間を把握しておきます。 進行度合いは常に把握しておいて必要にあわせて省略・短縮して、所要時間が記入された進行表を見て臨機応変に進めます。予定通りにイベントが進まないと不安になりますがまずは時間厳守が必須です。
イベント企画を継続するには楽しみが大切
東京でイベント企画を継続させるには、地方企業が決して無理することなく楽しむことです。最初は少人数で企画していてもイベント自体は参加者を含めて成り立ちます。中にはイベントの運営を手伝ってくれる人もいたりします。あまり抱え込みすぎると楽しむ余裕がなくなるので、協力者やスタッフを集めて周囲を巻き込んで楽しみながら開催します。
イベントは回数を重ねるごとにスムーズに運営もしやすく、主催者である地方企業も楽しめるようになります。1回目で上手くいかなくても、それを踏まえて2回、3回と企画してみるのがおすすめです。固定メンバーが決まってくると主催者を順番に担当したりして負担を軽減させられます。
イベント運営を長く行うと大体の参加者と顔見知りになってきて、緊張感がなくなってマンネリ化したりします。それを改善するには新しい人を入れてみて、普段の運営メンバーへ新しい人が加わることでこれまで見えてなかったことが見えてきたりします。様々な人が運営をサポートするようになると長く継続出来ます。
開催後は参加者へのお礼も大切
イベント企画をして無事開催した後は、参加者へのお礼も重要です。参加者は時間を割いてイベントに来ているのでアンケートなどで連絡先などがわかるならお礼のメールなどを送信します。メールにイベント当日に撮影した写真などを添付すると喜ばれやすく、盛り上がった話題に触れてコミュニケーションをとることで主催者と参加者の距離を縮めます。
イベントが楽しいものだと次も絶対に行きたくなると思うので、その心理状態は開催後に最も起こりやすいと言われてます。イベント終了後に次回イベントのアナウンスを行い、リピート率を上げていきスケールアップする場合も重要です。
無事成功したからといって満足しないで、次回イベントの時も効率よく運営が出来るように、参加者からの評価などをもらいます。これはコスト削減やよりよいイベント会場の策定、集客方法の改善に繋がったりします。終了後に参加者とコミュニケーションをとることで、一度きりのイベントからより深いネットワークも作れて今後の企画にも良い影響をもたらします。
地方企業が東京でイベント企画をするときには、本来の目的や運営側も楽しみながら考えることが重要です。当日の成功も重要ですが、次回開催へと繋げていくためにも開催後のお礼やアンケートなどで参加者からの評価なども集計することでよりよい企画作りに役立ちます。
