社員総会をイベント会社に依頼するとどんなメリットが得られるの？

規模の大きい会社では、毎年の行事として社員総会が開かれています。普段あまり接することのない部署の社員とも交流できる貴重な機会です。社員総会の準備が大変なときは、イベント会社に依頼する方法もあります。この記事では、イベント会社に依頼するメリットやデメリットについて解説します。

社員総会の運営に関する悩み

社員総会は社員が集まる大切な行事です。しかし、いざ社員総会を運営しようとすると、いくつか困りごとも起こります。運営に関する悩みについて紹介しましょう。

■準備が大変

社員総会の企画に慣れていないと準備にも時間を取られます。事業が順調で拡大していくと、社員の数も増えていきます。大人数の社員を収容できる会場探しも簡単ではありません。会場の予約手続きだけでなく、ブログラム準備なども必要です。さまざまな物品の用意、映像の準備など、やるべきことはたくさんあります。当然、担当する社員の業務は増えてしまいます。準備が大変なので、社員総会を開きたいけれど断念する会社もあります。

■進行がスムーズにできない

当日は滞りなくスムーズに進行するのが理想的です。しかし、進行が不慣れであるために当日のプログラムがスムーズに進まないと、会場全体の雰囲気が悪くなってしまいます。わざわざ会場に集まった社員に不満が残る場合もあります。

■プロブラム内容に悩む

せっかく時間と手間をかけて社員たちが集まったのですから、有意義な内容にしたいものです。ですから、プログラムや演出も工夫する必要があります。毎年同じような内容であれば社員も飽きてしまいます。新しいアイデアを出し合ってブログラムを作るのは時間がかかります。また、動画制作が得意な社員がいれば、高いクオリティの映像を流して盛り上がることもできます。しかし得意な社員がいないなら、自分たちで用意するのが難しい場合もあります。

社員総会の企画をイベント会社に依頼するメリット・デメリット

社員総会の悩みを解決するためには、イベント会社に依頼するのが便利です。イベント会社に依頼するメリットとデメリットがあるので、それぞれ紹介します。

■メリット

イベント会社に依頼すれば、自社の社員はやるべき仕事に集中できるので効率的です。イベント会社のスタッフは慣れているので、ノウハウも豊富で安心です。社員同士が交流できる場を設けたり、演出方法も工夫したりしてくれます。どんな社員総会にしたいのか、自社の希望に応じて提案してくれます。

■デメリット

デメリットとしては、コストがかかることです。自社で運営・企画することに比べると、どうしてもお金がかかってしまいます。また、他社に外注することになるので、自社で開催ノウハウは蓄積できません。将来的に自社で社員総会を企画運営することになった場合は、ゼロから準備しなければなりません。また、他社に依頼するので、小さな情報をやり取りする手間や時間はやや多くなります。

社員総会の企画をイベント会社に依頼するときの注意点

外注するとメリットも多いのですが、気をつけたい点もあります。ここでは、イベント会社に依頼するときの注意点について解説します。

■自社の目的に合った会社を選ぶ

いくつかのイベント会社に見積もりを出してもらうのがおすすめです。イベント会社によってプランや金額は異なります。表彰や懇親会など、社員総会で何をしたいのか目的をはっきりさせておくと選びやすいはずです。

■他社へ外注しているか

イベント会社によっては、司会者や映像制作などを他社へ外注している場合があります。外注すれば、トータルの費用は増えてしまいます。コストを抑えたいなら、企画から当日の運営まで社内で完結しているイベント会社を選んでください。

自社で社員総会の企画運営をすればコストが抑えられます。ただ、普段の業務に加えて準備をするので、社員の負担が増えてしまいます。イベント会社へ依頼すれば準備にかかる手間が大幅にカットでき、社員総会の内容も充実するはずです。会社に対する社員の満足度が上がり、仕事へのモチベーションアップも期待できます。社員総会を予定しているなら、イベント会社に依頼することも検討してみてくださいね。