演奏会などの文化系イベント企画の流れと注意点

演奏会など文化系のイベントを開催したいと思ったことはないでしょうか。イベント企画はある程度のノウハウが必要で、経験がないと難しく感じるかもしれません。そんなときに役立つ情報を、本記事では紹介していきます。いくつかの注意点を守れば、東京で小規模イベントを開催するのは難しくありません。ぜひ参考にしてください。

まずは全体の流れを把握しておく

文化系のイベントを開催するにあたり、初期段階で舞台に立つ参加者と観覧者の規模をイメージします。そのイメージがだいたい決まったら開催する時期を考えます。このようにしてイベント企画案がおおむね定まったら開催場所の手配をしましょう。東京で行う場合は会場の候補となる場所はたくさんあるはずですが、開催時期によっては予約が取りにくいかもしれませんので注意してください。

そして会場が決まったら参加者と観覧者を確定するための手続きをします。手続きというのは参加者オーディションの実施や観覧者への招待状の送付、観覧者決定のための抽選などです。このあたりで事務的な処理が増えてくるので、運営スタッフが不足しそうなら追加募集することも検討しましょう。

イベントの当日は舞台に立つ参加者と観覧者の双方を誘導するスタッフが必要です。入場料など金銭のやり取りが発生する場合には警備のためのスタッフも手配すると安心でしょう。イベント終了後には会場への支払いや実施報告などを行う必要があります。

最初に決めておくべきことは何？

イベント企画としてまず決めておきたいのはイベントの規模です。楽器演奏のサークルなどが家族や友人を招待して行う小規模なものなのか、舞台に立つ人と観覧者を公募して決定する大きめのものなのかで準備すべき項目が大きく変わります。イベント企画の立案と実行に慣れていないなら、比較的小規模なイベントの開催から始めるとよいでしょう。

また開催に必要な予算についても初期段階でイメージしておくことが大切です。会場の確保などである程度の予算が必要になる事例がありますが、金額が大きくなるほど開催の難易度が高くなる傾向にあります。企画立案と実行にはいろいろな知識や人手が必要になるので、協力を得られそうな人物や企業を探すことから始めるのも大切です。

初期段階でのイメージをなるべく具体的にしておくと、その後の準備についてもスムーズにできる可能性があります。同じような文化系イベントの開催例があったら、その主催者に相談するのもよいでしょう。

準備から当日までの注意点について

イベント準備にあたって一番の注意点は、まず全体のスケジュールに余裕を持つことです。とくに初めてのイベント開催では経験の浅さからアクシデントが発生するおそれがありますが、スケジュールに余裕があれば対処するための難易度が下がります。短期間で準備を終えようとするのは経験を積んでからでも遅くはありません。

次に気をつけたいのは会場の確保です。予約が必要な場所をイメージしているなら早めに予約申し込みができるように準備しましょう。なぜなら東京ではイベント開催の時期や駅から近いなど、利便性の高い会場は人気が高く予約が難しいこともあるからです。

またゲストを招待する意向があるときはその手配も早めに行いましょう。ゲストとして扱われるような人物であれば多忙な状況が考えられます。イベント当日に誘導などでスタッフを必要とするなら打ち合わせも複数回行いましょう。当日の進行を無事に行うにはチームワークが欠かせないからです。少なくとも最高責任者と会計責任者は決めておくことが基本となります。

小規模なイベントであればその開催はあまり難しくないことがご理解いただけたはずです。準備は大変な部分がありますが、成功したときの喜びと達成感はなかなか味わえません。東京でステキなイベントを開催して、充実した時間を過ごしてください。