イベント企画会社に依頼するとデメリットは発生しないの？

イベント自体は自分たちで企画して実行することもでき、コスト的には非常に魅力的ですが仕事をしながらの企画というのはかなり大変です。そのため、現在ではイベント企画会社に外注するという会社も増えています。

しかし、負担軽減などのメリットばかりで何もデメリットはないのでしょうか。

利用することによって発生するデメリット

東京でも、イベント担当者の負担が軽減されるなどの理由からイベント企画会社のほうに外注する会社はかなり増えてきている状態です。またプロが企画して実施するものなので、素人があれこれおこなったときよりもクオリティが高いものが期待できるというメリットもあります。

しかし、実はメリットばかりではなくデメリットも存在しており、その一つとして挙げられるのが自分たちでは何もできないままになってしまうということです。たしかにプロに依頼することによって最初からクオリティが高いイベントを開催できるようになります。

あくまでもそれはプロの力によるもので、自分たちの力によるものではないので、自社にノウハウが蓄積されることはありません。つまり、今後もし外注せずに自分たちでイベントを開催しようとすると、結局ノウハウが全くない状態なので、ゼロから作り上げなければならなくなります。

スピーディーな対応が少し難しくなる

例えば自社内でイベントを企画して実施する場合、担当者たちは自分の会社の中の人なので、すぐに連絡をしたり指示をしたりできます。

しかし外注する場合は、企画会社のほうに連絡をし、それによって動いてもらわなければなりません。もちろんすぐに連絡ができる場合もありますが、なかなか連絡がつかないとか、返事が来ないという可能性も出てきます。

したがって、自分たちでおこなうときよりも時間がかかってしまうことも十分ありうると言えます。もちろんすぐに連絡を取って打ち合わせできる環境になっていればこのデメリットは心配する必要はありません。

連絡できる環境が整っていない場合は、当初の予定よりもかなり時間がかかってしまう可能性も出てきます。また企画の一部を変更してもらいたいというときにも、すぐに対応してもらえる場合もあればなかなか対応してもらえない場合もあります。

したがって、利用したイベント企画会社によっても変わりますが、臨機応変に対応してもらえない可能性もあるのも、外注するデメリットの一つだといえます。

デメリットをできるだけ発生させないために

メリットがあればデメリットがあるのは当たり前のことなので、イベント企画を外注するときも、もちろんデメリットの可能性は十分あります。

しかし、少し注意するだけでも実はその可能性はかなり低くなり、利用して良かったと感じられる結果となります。ではどうすれば良いかというと、最低限注意しておきたいのは自分のところが開催したいイベントに適しているイベント企画会社を利用することです。

企画会社によって得手不得手がやはりあるので、どこに依頼してもおなじような結果になるというわけでは決してありません。だから、まずはしっかりとどのようなイベントにしたいかを明らかにし、さらにその希望を叶えてくれそうな会社に依頼します。

その判断方法としては、見積もりを出してもらうだけでなく、その内容を見てどのような対応をしてもらえるかなどをしっかりとチェックする方法が効果的です。

イベント企画会社を利用することで、担当者の負担を軽減できるなどのメリットがありますが、デメリットも存在します。例えばイベント企画開催のノウハウが蓄積されないとか、連絡がスムーズにできない可能性があるなどです。

ただこれらは利用するイベント開催会社を選ぶ際に自分たちの望みを叶えてくれそうなところかどうか検討することである程度回避は可能です。したがって、デメリット自体はたしかに発生しうるのですが、工夫によってはそれほど問題にならない程度のものしか発生しないと言えます。