成功するイベント企画の特徴とは？

東京の中でも、イベント企画は様々なところで行われています。

学生だけでなく社会人のイベントも非常に多く大成功を収めているところも珍しくありません。

では、どのようにしたら大成功するでしょうか。

その特徴をいくつか見ていきましょう。

企画の段階で考えておきたいこと

イベント企画を成功させるためには、企画の段階でしっかりとした内容にしておかなければなりません。

そのための特徴は、まず目的が明確になっていることが重要です。

目的は、そのイベントの方向性を示すことを意味していますので、方向性が明確ならば力を注入する部分も明確になります。

ですが目的がブレていると、一点に力を集中させることができず何ら魅力のない結果となってしまいます。

次に、そこに参加するメンバーを決めなければなりません。

メンバーを決める場合のポイントは、適材適所です。

とにかく人数だけ集めれば何とかなるわけでもなく、より良い結果を出す為には誰をどこに配属させるかをその人の能力を考えながら決めていくことが重要になるでしょう。

後は、日付や場所を明確にしなければなりません。

基本的に開催する日付がゴールになりますが、ゴールが明確でないといつの段階で何を準備したらよいのかがわからなくなり、予定していた内容が完成しない可能性が高くなります。

このとき、ゴールに到達するためのスケジュールを組むことが可能なのかを明確にし、可能でなければゴールを先延ばしするか、ゴールの位置を動かさずにスケジュールの内容を減らして対応するしかありません。

もし、今の状態で可能でも少し予備日などを設けて余裕を持たせておくことも大事になります。

進ちょく状況を把握することも大事になる

東京でイベント企画を大成功させるためには、進ちょく状況が明確になっていることが大事になります。

これは、うまくいっているイベントの特徴といっても過言ではありません。

進ちょく状況を調べるためには、誰が・いつ・何を・どれだけ実行しているかを明確にし、現在の状況を明らかにしていきます。

その中で必ず無駄な動きが出てきますので可能なかぎり省く必要があります。

次に、イベントの準備に参加している人たちが全員で情報を共有できる仕組みを作っておくことも大事といえます。

例えば、1か所に全員がいる場合には一冊のノートを作り必ずイベントの企画に参加する人が仕事を開始する前にそのノートを一読しておく仕組みを作るだけで、全体がスムーズに流れていくでしょう。

もし、それぞれが離れている場所にいる場合に関しては、インターネット上のツールを使ってタスク内容を管理する方法もあります。

イベントにおける集客を行うときの特徴とは

イベント企画をする場合、最終的に集客を目的としますが、この時どのように集客をしていくかが問題になります。

一つは、インターネットのコンテンツを通じて行う方法です。

この場合、コンテンツ自体が果たして上位表示されるかあるいは特定の会社とうまくリンクしているかなどを考えなければいけません。

上位表示させるためには、ある程度早い段階でコンテンツを作っておく必要があります。

最低でも、イベントが行われる6カ月より前の段階で作っておいた方がよいです。

告知に必要な期間は、3か月以上前から告知をした方が多くの参加者を募ることができるでしょう。

逆に半年より前の段階で告知をしたとしても、予定が後になり過ぎてしまうため告知をする意味が薄れてしまいます。

チラシを配る場合には、場所を限定して配る必要があるでしょう。

イベントに参加する人の属性などを考えると、配る場所と時間帯なども少しずつ明確になってきます。

イベント企画で成功させるための特徴としては、まず計画の段階でゴールを明確にすることです。

ゴールが明確になれば逆算しながらいつまでに何をしなければならないかがわかります。

次に、進ちょく状況を明確にしておくことが必要です。

現在誰がいつどこで仕事をしているのか、全体の進み具合は問題ないのかを全員で共有できるとよいでしょう。

最後に、集客するための仕組みをあらかじめ作っておくとよいです。

集客をする場合にはイベントの3カ月前ぐらいから行えば十分です。

このように、準備を明確にして全体を把握することでより成功しやすいイベント企画が完成します。