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イベント企画のスケジュールはどうなっている?

公開日:2019/06/01  最終更新日:2019/04/01

大規模なイベントを行う予定ならば、できる限りたくさんのお客を集めたいと考えるでしょう。

そのためには、きちんとしたイベント企画が必要となるため、自分たちで行うのではなくプロに任せたほうがよいです。

現在ではイベントの企画や制作を専門とする会社があります。

ここでは、イベント会社に頼んだとき、どのようなスケジュールで進行していくのか説明したいと思います。

 

スタッフによるヒアリングから始まる

イベント会社に仕事を頼みたいと連絡を取ると、スタッフと話し合いをすることになります。

そのヒアリングの場では、イベントで行いたいことや開催予定日を話す必要があるので、大まかな構想を決めておきましょう。

もしも、イベントを開催するのが初めてで、どのようなことを考えておけばよいのか分からないのなら、連絡を取った時点でスタッフに相談してみましょう。

相手もプロなので、何も分からない状態でヒアリングに臨んでも、しっかりとした対応してくれるでしょう。

しかし、その場合は持ち帰って検討しなければいけないので、ヒアリングの回数が増えてしまいます。

そうならない為には、決めておくべき必要事項を事前に聞いて、1回目のヒアリングで話せるようにしておきましょう。

なお、イベント会社はプロなので、要望通りのイベントを開催してくれるだけではありません。

これまで蓄積してきたノウハウをしっかりと使って、要望以上のイベントを行ってくれます。

いろいろな提案をされるので、しっかりとスタッフと話し合い、完璧なイベントを開催できるようになりましょう。

 

イベント企画書と見積もりをもらう

ヒアリングが終わったのなら、どのようなイベントになるのか、企画書を作成してもらうことになります。

企画書を読んで仕事を依頼してもよいと決心したのなら、イベントの開催予定日に向けて行動を始めましょう。

もしも、内容が気に入らなかった場合は、再度ヒアリングを行って、企画書を作り直してもらうことになります。

ここで妥協してしまうと、すべてにおいて満足できない可能性があるため、納得できるまで何度でも作り直しもらったほうがよいです。

また、見積もりを作ってもらえるため、イベントを開催するための費用も事前に確認できます。

予算を伝えておけば、それに収まるようにイベントを企画してくれるので、決まっているのなら最初に伝えておきましょう。

もちろん、見積もりが納得できない場合も、再度ヒアリングを行って、やり直してもらうことが可能です。

 

イベントの開催に向けて動きだす

企画書と見積もりに納得ができて、仕事を依頼したのなら、あとはイベント会社が開催に向けてさまざまなことを頑張ってくれます。

会場の手配やお客様を呼び込むためのPRなど、イベント開催に必要なことはすべて行ってくれるので、心配せずに任せて大丈夫です。

もちろん、開催するにあたって、主催者側が注意すべきポイントも教えてくれるため、何ごとも問題なく終了させられます。

もちろん、後片付けも、サービスに含まれているので、開催後も苦労することはないでしょう。

 

これまで多くのイベントを成功させてきた実績を持つイベント会社ならば、企画も制作も完璧に行ってくれます。

これまでどのようなイベントを手がけたか、ホームページ上で公開するところもあるので、選ぶときに参考にするとよいでしょう。

もしも、イベント会社を決めかねているのなら、いろいろなところにコンタクトを取って、ヒアリングを行ってもらうとよいです。

あとは、それぞれの企画書と見積もりを見比べて、より希望に近いイベント会社を選定しましょう。

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