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必見!初心者にこそ注意して欲しいイベント企画運営のポイント

公開日:2020/07/15  最終更新日:2020/07/06

世の中ではさまざまなイベントが行われていますが、それらを主催しているのはイベントの企画を専門にしている人ばかりとは限りません。いわゆる初心者の人が企画や運営をすることもありますが、その場合は注意しなければいけないポイントが存在します。

最適な日時と場所を選ぶ

イベントを開催する時はどうしても「なぜイベントを行うのか?」や「どんな人をターゲットにするのか?」といった部分に目が行きがちです。確かにそれは大事で、むしろそれこそが最重要ともいえますが、日時と場所の設定も同じくらい重要になります。

目的やターゲットが明確化されていても、日程や会場に問題があると目指す目標にはたどり着けません。日時を決める上でまず考慮すべきなのは平日にするか否かです。社会人にしても学生にしても、ほとんどの人にとって平日は会社や学校などに行かなければいけない日なので、もし平日開催にするのであれば午後7時以降というのを目安にする必要があります。

その点、休日開催なら比較的開催時間は自由に設定できるので有利です。場所の選定では、開催予定のイベントの特性によって基準が変わってきます。

プロジェクターや音響機材を使うイベントであれば、そういった機材が問題なく使用できる環境が必須です。たとえば、日中に行うイベントで、プロジェクターやスピーカーで映像と音声を参加者に見てもらわなければいけない時、会場を野外にすると映像も音声も満足に流すことができなくなってしまいます。

その場合は落ち着いた広い貸会議室などを利用するべきです。イベントの質を向上させるためには、最適な日時と場所が欠かせないファクターになります。

イベントタイトルを工夫する

タイトルもイベントを作る時にはしっかり考えなければいけない要素です。分かりやすく、なおかつ興味を惹かれるタイトルを付けることができれば、それだけで集客アップが見込めます。

おすすめなのは参加するメリットが一目で分かるタイトルです。「明日から使える!投資の基本セミナー」や「参加費無料フラワー・アレンジメント教室」といったように、参加することで実際的な利益を得られるのが分かるようになっていると、多くの人の興味をそそることができます。

どんな人を対象としたものなのかが分かりやすいものも効果的です。「学生参加OK」や「起業したい方向け」などの文言をタイトルに入れておけば、ターゲットとして想定している人に自分が対象になっているという感覚を与えることができ、イベントへの参加率を高められます。

スケジュール管理の徹底

イベントの内容が固まったら、あとはスケジュール管理の仕方によってイベントが成功するか失敗するかが決まるといっても過言ではありません。イベントというのはどうしてもたくさんの人が連携し合わなければ進めることができないので、きっちり進捗を管理することがとても大切です。

いつまでに何が完了していなければいけないのか、現段階ではどこまでどんなことが進んでいるのかなど、常に最新の状況を把握した状態で作業を進めるのが肝心です。そのためにはまず、スケジュール作成の段階で無理なくスムーズに当日を迎えられる日程を組む必要がありますので、ギリギリになって焦らずに済むように、効率的なスケジュール管理をしましょう。

まとめ

規模の大小を問わず、イベントはいかに的確にポイントを押さえたかによってうまくいくかどうかが変わってくるものです。そのポイントは挙げていけばキリがないほどたくさんありますが、初心者は日時や場所の最適化、分かりやすく興味を引くタイトルを考える、そしてスケジュール管理を万全にするといったことに気をつけるべきだといえるでしょう。

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